Scénarios de relance d’impayés : la solution Clearnox

Pouvoir relancer tous ses clients est nécessaire pour être payé, même si cela prend du temps et de l’énergie. Tout l’enjeu est d’y passer le moins de temps possible, tout en étant le plus efficace. Avec Clearnox, vous êtes en mesure de structurer vos relances clients en définissant des scénarios personnalisables par typologie de client. L’automatisation vous permet en quelques clics de relancer plusieurs dizaines de clients, tout en personnalisant le canal de communication et le discours client. Vous économisez ainsi jusqu’à 50 % du temps consacré à vos relances tout en étant plus efficace ! Découvrez toute la force de la solution Clearnox pour vos scénarios de relance d’impayés.

 

Scénarios de relance d’impayés : comment ça marche ?

Grâce à la mise en place de scénarios de relance, vous allez pouvoir communiquer de manière exhaustive, variée et qualitative en fonction du profil de vos clients. Comment ? En préparant des modèles d’email type, qui seront utilisés selon les différents scénarios paramétrés. Une fois vos typologies de clients définies, tout le processus de relancer pourra être automatisé, sans nuire à la qualité de votre relation client.

Tout le principe de Clearnox consiste donc à définir le scénario de communication le plus adéquat et le canal de communication à privilégier (email, courrier simple, courrier recommandé, fax, message vocal, appel téléphonique), pour chaque typologie de client.

Voici quelques exemples de scénarios qu’il est possible de mettre en place :

 

Scénario Clients « Standard » avec e-mail

• Prévenance: Un e-mail de prévenance est envoyé 8 jours avant la date d’échéance
• Relance n°1: Un premier e-mail de relance est envoyé 8 jours après la date d’échéance
• Relance n°2 : Un appel téléphonique est effectué 8 jours après la première relance
• Relance n°3: Un second appel téléphonique est passé 16 jours après la première relance
• Relance n°4: Envoi d’un courrier postal de relance 8 jours après la relance n°3
• Relance n°5: Envoi d’un second courrier postal de relance, 8 jours après la relance N°4
• Remerciement : Envoi d’un e-mail de remerciement 8 jours après la date de paiement

Variante : Vous pouvez aussi paramétrer un scénario « client standard sans email ». Dans ce cas-là, la prévenance et la première relance s’effectuent par courrier postal et les relances 2 et 3 se font par téléphone.

Pour chaque mail et courrier, vous pouvez adapter le ton. Si les premières relances par mail sont courtoises, et que l’appel téléphonique se doit d’être ouvert pour comprendre une éventuelle difficulté passagère, le ton devient un peu plus ferme à la 4^ème relance.

• Lire aussi – Lettre de relance courtoise : exemple et modèle à télécharger

 

Scénario Clients « Export » avec email

• Relance n°1 : Envoi d’un e-mail de relance 8 jours après la date d’échéance
• Relance n°2: Envoi d’un second email de relance 16 jours après la date d’échéance
• Relance n°3: Appel téléphonique de relance 24 jours après la date d’échéance
• Relance n°4: Envoi d’un courrier postal de relance 32 jours après la date d’échéance
• Relance n°5: Envoi d’un courrier postal de relance 40 jours après la date d’échéance

Variante : Les relances 1 et 2 peuvent se faire par voie postale.

Il ne s’agit pas de personnaliser ses relances au cas par cas, mais bien par typologie de client. Selon que vous vous adressiez à un grand compte, une TPE/PME ou un client à l’export, le discours à employer varie. En paramétrant des scénarios dédiés, vous mettez toutes les chances de votre côté d’être payé plus rapidement.

 

Scénario Clients « Grand compte » avec email

• Etape de prévenance à activer si jugé nécessaire
• Relance n°1: Appel téléphonique de relance 8 jours après la date d’échéance
• Relance n°2: Envoi d’un email de relance à J+16
• Les relances n°3, 4 et 5, par mail puis par voie postale, sont à activer au besoin
• Remerciement: envoi d’un email de remerciement 8 jours après la date de paiement

Pour les ETI et grands comptes, l’encaissement ne doit pas se faire au détriment de la relation client, il convient donc de maîtriser parfaitement sa relance.

Automatiser l’envoi d’un mail de remerciement est une stratégie gagnante : cela vous permet non seulement d’afficher une bonne image de marque et de soigner votre relation client, mais aussi d’instaurer un cercle vertueux. Sensible à cet égard, le client sera en effet plus enclin à payer plus rapidement sa prochaine facture.

Vous pouvez aussi paramétrer un scénario « Mauvais payeur », avec une prévenance systématique, des relances mails plus rapprochées et au ton plus ferme, et l’envoi d’un courrier rappelant les conséquences juridiques d’un impayé.

 

Scénarios de relance et règles de filtrage

Une fois votre client étiqueté selon sa typologie (grand compte, standard, export…), le scénario préalablement établi s’applique et il reçoit automatiquement les messages de relance définis, à condition qu’il corresponde aux règles suivantes :

• Le client à un solde débiteur sur les pièces concernées
• Le client a des pièces (débits et crédits à non lettrées ou lettrées en minuscule
• Le client a une somme due non échue supérieure à 0€
• Les clients mis en « stop » seront décochées par défaut des relances à effectuer par scénarios
• Le client a une nature de paiement manuel
• L’expéditeur par défaut des relances envoyées par email est le premier utilisateur inscrit sur Clearnox, l’expéditeur peut être modifié directement au niveau des modèles d’email

 

Automatisation ET personnalisation : la combinaison gagnante pour être payé plus rapidement

La mise en place de scénarios de relance, tels que proposés par Clearnox, vient répondre à tous les enjeux du recouvrement. Cette approche vous permet en effet de relancer de façon personnalisée 100% de vos clients, sans sacrifier la qualité de la relation client sur l’autel de l’efficacité.

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