Lettre de relance courtoise : exemple et modèle à télécharger

En cas de factures non réglées ou d’encaissements tardifs, l’envoi d’une lettre de relance est indispensable pour assurer la sécurité financière de l’entreprise. En rappelant le montant et les dates clés de la facture au client débiteur, les oublis et les erreurs de saisie peuvent rapidement être résolus. La lettre de relance constitue ainsi une solution efficace pour régler un impayé à l’amiable, avant la procédure plus formelle de la mise en demeure. S’il est important d’être ferme dans le contenu d’une lettre de relance, celle-ci doit toujours rester courtoise, pour ne pas être désobligeant envers un client de bonne foi et nuire à la relation commerciale.

Lettre de relance : définition et grands principes

Aussi appelée lettre de recouvrement, la lettre de relance est envoyée à un client confronté à un retard de paiement. C’est un moyen de résoudre un impayé à l’amiable et de comprendre les causes du retard. En rappelant le montant et l’échéance de la facture au client, ainsi que ses obligations envers l’entreprise, l’impayé se résout, dans la plupart des cas, avec une première lettre de relance. Fréquemment liés à un oubli ou à une erreur de saisie, les impayés ne mettent pas toujours en cause la bonne foi de vos clients. Il est donc plus prudent d’envoyer une lettre de relance courtoise avant une mise en demeure. N’oubliez pas d’envoyer une lettre de remerciement une fois la facture réglée.
En amont de la lettre de recouvrement, il convient d’envoyer une lettre de prévenance. Si la lettre de relance reste sans réponse, à l’étape suivante, il est recommandé d’envoyer une lettre de mise en demeure de payer.

Lettre de relance courtoise : dans quel contexte y recourir ?

La sécurité financière d’une entreprise passe par la surveillance assidue des impayés. Toute entreprise, un jour ou l’autre, est confrontée à des impayés et doit envoyer des lettres de relance. En principe, il est recommandé de suivre les étapes suivantes avant d’envoyer une mise en demeure :

1. Envoyer un bref mail de relance ;
2. En l’absence de réponse, envoyer une lettre de relance courtoise, suivi d’une deuxième plus ferme si aucune réponse n’est fournie ;
3. Envoyer une mise en demeure en cas de non-réponse.

Un simple retard peut bien souvent se régler par un échange de mails. Si celui-ci ne suffit pas, la première lettre de relance fera pression sur le client débiteur. Entre la première et la deuxième lettre de relance, il est possible de passer un appel téléphonique, pour prévenir le client de la situation et chercher à comprendre d’éventuels contre-temps légitimes.

La lettre de relance courtoise est habituellement envoyée dans deux situations :

• Lorsqu’il y a un montant important de factures non réglées ;
• En cas d’encaissements tardifs et répétés.

Tout en ayant une certaine souplesse, les clients ne doivent pas abuser des délais et des rallonges de paiement octroyés. Les lettres de relance permettent d’éviter des procédures judiciaires coûteuses, en vue d’une créance à l’amiable.

Lettre de relance courtoise : 3 conseils pour la rédiger

La lettre de relance courtoise peut être envoyée par courrier ou par mail, selon les procédures de l’entreprise. Elle doit être précise, simple et courte, pour transmettre les informations nécessaires au client, en évitant toute réclamation ou confusion. Nous vous conseillons de :

• Rester ferme tout en étant poli. Le client doit comprendre que la situation est sérieuse, sans se sentir offensé ni agressé.
• Mentionner les dates clés relatives à la facture à payer (établissement de la facture, échéances de paiement, temps écoulé depuis l’échéance…) et donner les références essentielles (le montant exigé).
• Mettre la facture en copie du mail ou envoyer une copie de la facture dans le courrier.
• Rappeler les conséquences judiciaires auxquelles un client s’expose en cas de non-paiement (surtout dans la seconde lettre de relance, avant de procéder à une mise en demeure).

Notez qu’il est également possible d’envoyer une lettre de recouvrement en courrier recommandé, ce qui a pour effet d’augmenter la pression.Pour gagner du temps au niveau comptable, pensez à préparer des modèles types pour la lettre de prévenance, la lettre de relance courtoise (les deux versions) et pour la mise en demeure. Faites attention au profil de vos clients : en fonction de leur profil payeur, les contenus des courriers ne seront pas les mêmes.

Lettre de relance courtoise : exemple à télécharger

Pour simplifier vos démarches, Clearnox vous propose de télécharger gratuitement un exemple de lettre de relance courtoise à adapter à la situation de votre entreprise et à vos clients.

Le logiciel de recouvrement Clearnox intègre les différents modèles de lettres de recouvrement (lettre de prévenance, première et seconde lettre de relance courtoise, lettre de mise en demeure, etc.) au cours de la procédure. Le logiciel vous permet de créer des scénarios de relance selon les profils payeurs et d’adapter les lettres de relance à vos clients. Tant au niveau de la relation commerciale que de la gestion comptable, l’automatisation de l’ensemble de ces tâches vous permet de gagner du temps et de mettre en place un process stable et efficace, au service de la performance de votre entreprise.