Comment réduire les tâches manuelles pour gérer sa relance ? Et éviter les erreurs ?

En moyenne, seule une entreprise française sur deux paye ses factures à temps. Face à cette réalité, instaurer un processus de relance systématique ne constitue pas une plus-value, mais bien un impératif pour les entreprises créancières. Un processus de relance optimisé permet en effet non seulement d’être payé plus rapidement, mais aussi, de prévenir les éventuels retards. Cependant, cette tâche, souvent chronophage, demande un temps considérable aux équipes – sans pour autant limiter le risque d’erreurs. Alors, comment faire pour réduire les tâches manuelles, tout en optimisant son processus de relance ? Réponse : grâce à l’automatisation.

De l’importance de gérer efficacement les relances de factures impayées

Les factures impayées font partie du quotidien de la plupart des entreprises, notamment dans le domaine du BtoB. Quel que soit le secteur d’activité, les retards de paiement sont inévitables, ce qui a un impact sur la santé financière des entreprises. Dans ce contexte, bien qu’il puisse paraître fastidieux, un solide processus de relance est crucial pour être remboursé plus rapidement, et donc, préserver sa trésorerie.

En effet, une procédure de relance client bien établie permet de :

• Réduire le délai moyen de paiement (DSO) ;
• Limiter les procédures de recouvrement de créances amiables ou contentieuses ;
• Garder la maîtrise sur sa trésorerie (éviter les crédits et les découverts) ;
• Tenir ses délais.

Lire aussi : Relance de facture impayée : comment procéder ?

Les limites d’un processus de relance 100% manuel

Pour réduire leurs délais de remboursement, de nombreuses entreprises font le pari de relancer leurs clients de manière manuelle, c’est-à-dire avec pas ou très peu de processus automatisés, un par un. Cette pratique n’est pas optimale car :

• L’entreprise perd un temps précieux : avec une gestion manuelle, relancer les clients devient une tâche particulièrement chronophage pour les collaborateurs, tenus parfois de contacter les clients au cas par cas. Or, ce temps pourrait être mieux exploité sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Les risques d’erreurs sont décuplés : laborieuse, la gestion manuelle des relances est souvent source d’erreurs. En effet, le traitement manuel des données peut entraîner des doublons, des erreurs dans les montants ou les échéances, ce qui a un impact négatif sur l’image de l’entreprise et ses chances d’obtenir son dû.
• Les relances manquent d’efficacité : par manque de temps, les collaborateurs ne sont pas en mesure d’envoyer des relances personnalisées aux clients, ce qui diminue leur impact. Par ailleurs, rares sont les équipes en mesure de relancer 100% de leurs factures impayées.

Vous l’aurez compris, un processus manuel de relances n’est donc pas suffisant pour répondre avec efficacité aux enjeux des entreprises.

L’apport du digital : automatiser les relances pour gagner en performance

Afin de gagner en efficacité et réduire les risques d’erreurs, opter pour un processus de relances, au moins en partie automatisé, s’avère donc nécessaire. Pour cela, il est conseillé d’investir dans un logiciel de recouvrement de créances.

Un tel outil permet de :

• Gagner du temps : grâce aux automatisations qu’il propose, un logiciel de recouvrement de créances permet d’accélérer considérablement le processus de relances. D’autant plus lorsque la solution est intégrée au logiciel comptable de l’entreprise !
  
  
• Soulager les équipes : certaines tâches récurrentes – telles qu’une gestion manuelle des relances – peuvent susciter de la démotivation chez les collaborateurs. L’automatisation de cette tâche via un logiciel de recouvrement leur permettra de se concentrer sur des missions plus stratégiques et plus proches de leur cœur de métier. De quoi rebooster la motivation de vos talents !
  
  
• Réduire les risques d’erreurs : avec un logiciel dédié à cette tâche, les erreurs au niveau des relances sont évitées car la solution est en mesure de détecter les éventuelles doublons ou erreurs de saisies. Ce qu’Excel n’est pas capable de (bien) faire.
  
  
• Disposer d’une visibilité parfaite sur l’encours client : un logiciel de recouvrement de créances permet de centraliser les informations propres à chaque client. Cycle de facturation, paiements perçus, retards… Vous savez en temps réel qui vous doit quoi, pour quand. Chaque service a accès à une information complète et globale, ce qui favorise la collaboration, notamment au niveau du processus de relances.
• Envoyer des relances personnalisées : enfin, un logiciel de recouvrement permet de personnaliser la relance client. En prévoyant des messages personnalisés en fonction de la typologie de clients, un tel outil augmente les chances de l’entreprise d’être payée plus rapidement.  

Lire aussi : Recouvrement : comment personnaliser les relances en fonction de la typologie des clients pour un meilleur impact ?

En conjuguant automatisation et personnalisation, un logiciel de suivi de créances peut donc considérablement vous aider à optimiser vos relances. Et c’est justement l’objectif de la solution Clearnox ! Grâce à l’outil, envoyez automatiquement des mails de prévenance et de relance personnalisés selon les profils de vos clients. De plus, les tableaux de bord Clearnox vous permettent de disposer d’une visibilité optimale sur l’encours client, que ce soient sur les promesses de paiement, les créances en retard, les prévisions d’encaissement, ou encore, les historiques de relances. Le plus ? Clearnox s’intègre facilement à votre logiciel comptable pour faciliter le suivi des comportements de paiement de vos clients.

En moyenne, les entreprises économisent 50% de temps pour leur activité de suivi et de relance de factures impayées grâce à Clearnox.