Saisie manuelle des contacts, la fonction qui permet d’utiliser Clearnox dans toutes les conditions.

La force d’une solution automatisée passe aussi par sa capacité à s’adapter à la situation particulière de chaque utilisateur… notamment quand il s’agit de pouvoir débrayer le mode automatique. C’est exactement le cas de figure auquel répond parfaitement une fonction méconnue de Clearnox, mais ô combien utile : la saisie manuelle des contacts. Activée lors de l’intégration de Clearnox, elle permet de contourner efficacement une situation assez commune parmi les futures entreprises utilisatrices.

Même si chaque dirigeant s’accorde à penser que l’organisation du travail gagne à être optimisée, il est évident qu’habitudes et process varient d’une entreprise à l’autre. De fait un certain nombre d’entreprises n’ont pas les ressources nécessaires ou bien encore n’ont pas prévu de disposer des contacts de leurs clients au sein de leur logiciel de comptabilité. C’est pour eux que Clearnox a créé la fonctionnalité saisie manuelle des contacts.

Pour nous éclairer sur cette fonctionnalité particulière, nous donnons la parole à Hajar El Mountassir, Product Owner chez Clearnox afin qu’elle nous explique les conditions d’utilisation de ce service et tout l’intérêt qu’il représente pour les futurs utilisateurs de la solution.

Pourquoi avoir créé une fonctionnalité comme la saisie manuelle des contacts ?

Le principe de base du fonctionnement de Clearnox est de s’interfacer avec le logiciel de comptabilité pour récupérer un certain nombre de données, écritures, informations clients, etc. dont les contacts des clients de l’entreprise… Ces données issues de la comptabilité vont être utilisées par la solution Clearnox afin d’afficher toutes les informations nécessaires à l’écran, permettre une visibilité claire sur l’encours client et se pourvoir ainsi des moyens de relance automatique.

Or la problématique qui peut se poser dans certains cas est que les données de contacts ne soient pas présentes au sein du logiciel de comptabilité. Dans la mesure où, avec Clearnox tous les process sont automatisés, et c’est l’un des points forts de la solution, le besoin des informations de contact (nom, adresse, mail, téléphone, etc.) est nécessaire pour fonctionner et relancer. C’est pour répondre à ces cas précis que cette fonctionnalité a vu le jour, à la demande des futurs clients et suite à l’observation des équipes Clearnox sur le terrain auprès des personnes en charge de ces différentes missions.

Le pourquoi d’une telle fonction apparaît clairement puisqu’il s’agit de s’adapter à un besoin concret, très concret même, qui permette aux futurs utilisateurs Clearnox qui n’ont pas les contacts de leurs clients dans la comptabilité d’aller renseigner directement les différents champs concernés de la fiche client. Ainsi, les utilisateurs peuvent renseigner à la main les informations, directement dans l’interface Clearnox.

Avec la saisie manuelle des contacts, tout utilisateur peut donc profiter pleinement des avantages de Clearnox dès l’installation de la solution.

Quelle est la cible type d’une telle fonction ?

La cible de cette fonction est large, même si nous rencontrons le problème des contacts absents du logiciel de comptabilité davantage au sein de petites structures ou chez les experts comptables. En fait, peu importe la configuration de l’entreprise ou son secteur d’activité, chacune a ses habitudes, ses règles internes, sa façon de travailler.”

Par exemple, une entreprise peut estimer que la comptabilité n’est pas censée faire de la relance et n’a donc pas besoin des contacts… Parfois, les contacts sont enregistrés ailleurs, dans un fichier Excel indépendant ou dans un autre outil de gestion. Dans d’autres cas, les manipulations et traitements des infos étaient manuelles.

D’autres cas peuvent se présenter… comme les entreprises qui passent par un expert externe. De plus, la démarche d’intégrer tous les contacts clients dans la comptabilité peut prendre du temps et peut être bloquée parce que les personnes ne sont pas disponibles (compétence externalisée). Donc les cas de figure sont variés et globalement, la proportion d’entreprises ciblées par cette fonction est assez conséquente…

La fonction est donc très utile (et même incontournable). Cela démontre la dimension agile, mais aussi habile, de la solution Clearnox qui lui permet de répondre aux besoins des clients  grâce à ses capacités d’adaptation palliative pour faire en sorte de rendre la réponse véritablement 100% universelle ! 

Comment ça marche ?

C’est très simple, tout se fait au moment de l’installation/déploiement de la solution si l’on détecte que le futur utilisateur Clearnox n’a pas les contacts de ses clients dans son logiciel de comptabilité. Comme le besoin est repéré au tout début du projet, l’équipe Support et Onboarding de Clearnox n’a qu’à activer la fonction.

Ensuite, tout se passe dans l’interface Clearnox… Sur la fiche client s’affiche une icône « point d’exclamation » (Alerte) qui indique que l’adresse mail n’est pas renseignée dans le champ correspondant. L’icône « petit crayon » (Modifier) permet d’éditer la fiche contact et l’on peut alors compléter et/ou modifier toutes les infos rapportées par la synchronisation. Puis la validation se fait grâce au bouton « Enregistrer » (et l’icône Alerte n’apparaît plus).

D’autre part, souplesse d’utilisation de Clearnox oblige, l’opération est réversible… Ainsi, dès lors que ces informations ont été renseignées par ailleurs dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise, on peut faire marche arrière. Il est possible de supprimer les informations surcouchées manuellement par le bouton Supprimer la saisie et restaurer ainsi les données issues directement de la synchronisation. Je propose : De même, en demandant la désactivation de la fonction de saisie manuelle auprès du support Clearnox, les données de synchronisation prennent le dessus, la saisie manuelle est donc supprimée.

Quels sont les gains obtenus grâce à cette fonctionnalité ?

L’avantage le plus évident pour l’entreprise venant de choisir Clearnox est de lever un handicap et de lui permettre de profiter pleinement du potentiel de la solution dès son installation ! Les gains sont nettement appréciables dans la mesure où utiliser la relance automatisée de Clearnox, même en ayant recours à la saisie manuelle des contacts, est beaucoup moins chronophage que faire la relance à la main, client par client.

L’impact sur l’optimisation du temps consacré à la relance est donc spectaculaire… De plus, le rôle de déclencheur de l’automatisation entraîne une prise de conscience des dirigeants à propos de leurs besoins dans ce domaine… Ces derniers réalisent que les contacts clients ne sont pas au bon endroit et qu’il importe de les avoir dans la comptabilité. Ils vont investir dans ce travail qui peut prend du temps mais qui a le mérite d’être réalisé une fois pour toute…

Enfin, signalons que Clearnox enrichit encore sa palette de potentialités en offrant un nouveau service à ses utilisateurs, le bouton Fonctionnalités.

Présent sur le tableau de bord, ce bouton donne accès à un tableau récapitulatif de toutes les fonctions, celles auxquelles l’utilisateur a souscrit, mais aussi les autres… Pour une entreprise, cela permet de pouvoir en permanence faire un point sur sa situation et voir quels usages seraient susceptibles de lui être utiles. La liste comporte un accès direct par mail au service commercial pour souscrire ou s’informer. Cette visibilité invite les entreprises utilisant Clearnox à faire évoluer leur offre de services en fonction de leurs besoins à jour.

À propos de Clearnox

Clearnox, leader dans le suivi, la relance et le paiement de factures, permet aux entreprises d’être payées plus facilement et plus rapidement. Grâce à une solution innovante en ligne et une méthodologie éprouvée, Clearnox apporte une réponse aux problèmes majeurs des entreprises : la sécurisation d’un niveau suffisant de trésorerie et la maîtrise des délais de règlement. Clearnox est un service cloud d’Isabel Group, principale fintech de Belgique qui propose ses solutions à 90 000 entreprises, 3 600 cabinets d’expertise comptable, 250 partenaires logiciels et 650 banques en automatisant 450 millions de transactions par an, soit 7,10 milliards d’euros par jour. 
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