5 bonnes pratiques pour devenir un expert en relance clients

L’expert en relance agit rapidement et efficacement, et réduit considérablement les retards de paiement et les impayés. En jeu : le maintien de la trésorerie de l’entreprise à son niveau maximum. L’entreprise qui souhaite se développer dans les meilleures conditions a donc tout intérêt à compter parmi ses équipes ce pivot essentiel de la gestion du poste clients. Découvrez les 5 bonnes pratiques pour devenir un expert en relance.

 

1. Disposer d’une vision claire sur l’encours client

 

L’expert en relance connaît parfaitement ses dossiers, en détails et en temps réel. A l’appui, un tableau de bord intuitif, à la fois extrêmement clair et exhaustif. D’un coup d’œil, en quelques clics, l’expert en relance est ainsi en mesure de visualiser l’information utile pour mettre en œuvre les mesures appropriées.

Le tableau de bord, allié indéfectible de l’expert en relance, doit être ultra fonctionnel. Il affiche immédiatement :

  • Le montant total de l’encours client, avec mention détaillée du montant des créances échues d’une part, des créances non échues d’autre part.
  • Une liste détaillée des créances par client, avec précision des retards de paiement et des encaissements à venir.
  • La somme totale à recouvrer, ainsi que les moyens de relance à activer.

La navigation ergonomique au sein du tableau de bord permet d’accéder rapidement et simplement à des données enrichies :

  • Les fiches clients, qui détaillent l’encours par client ainsi que les actions déjà mises en œuvre et les actions à venir.
  • Un calendrier prévisionnel des encaissements, une vision sur les promesses de paiement et un récapitulatif des litiges en cours.

Grâce à un système d’alertes performant, et par le biais d’un reporting régulier, le chargé de relance est instantanément informé des anomalies et peut actionner les actions adaptées directement via la plateforme.

 

2. Utiliser la prévenance comme outil redoutable

 

La prévenance est une étape préalable à la relance, trop souvent délaissée par le chargé de recouvrement débordé. L’expert en relance, pour sa part, comprend le rôle central de la prévenance et utilise un outil d’automatisation pour la mettre en œuvre de manière systématique, sans perdre de temps – pour au contraire en gagner.

Il s’agit de rappeler au client l’échéance imminente de sa facture. 2 conséquences possibles de la prévenance :

  • Le client paye au moment de recevoir le rappel, soit avant la date d’échéance. C’est autant de temps économisé dans la procédure de relance, et autant d’argent encaissé plus tôt que prévu.
  • Le client prend toutes mesures utiles pour s’assurer que son règlement parviendra à l’entreprise en temps et en heure. L’entreprise ne subit aucun retard de paiement, sa trésorerie est intacte.

 

Les modalités pratiques de la prévenance :

  • S’adresser au client 5 à 8 jours avant l’échéance.
  • Adopter un ton courtois pour préserver la relation commerciale.
  • Adapter la prévenance au profil payeur du client – niveau de pression plus ou moins élevé.

A noter : il est vivement recommandé d’automatiser la prévenance, pour gagner du temps et éviter le risque d’oubli.

 

Les bénéfices de la relance :

  • Le cas échéant, l’expert en relance identifie les difficultés financières du débiteur suffisamment en amont. Il peut proposer toutes mesures utiles – échelonnement des paiements, par exemple – pour réduire a minima l’impact sur la trésorerie de l’entreprise.
  • La prévenance est un service à forte valeur ajoutée pour le client, qui s’évite la programmation de rappels. Il rentre dans un cercle vertueux et place l’entreprise au sommet de ses priorité de règlement. L’expert en relance réussit le pari de réduire les délais de paiement.

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3. Adapter le mode de relance au profil payeur

 

L’expert en relance le sait, chaque client n’est pas réactif aux mêmes process. Pour redoubler d’efficacité :

  1. Classer les clients par profils payeurs – bon ou mauvais payeur, PME ou grand compte…
  2. Assigner à chaque profil le scénario de relance adapté. Délais à appliquer, moyens de contact, ton à adopter… en fonction de son profil, le client est relancé de manière personnalisée.

A noter : une fois encore, un logiciel d’automatisation doté de l’IA est indispensable à l’expert en relance dans ce cadre.

Résultat : en adaptant le niveau de pression, l’entreprise préserve son relationnel clients tout en accélérant ses encaissements.

 

4. Impliquer ses équipes

 

L’expert en relance n’agit pas seul. Fort des fonctions respectives de ses collaborateurs, il exploite tous les niveaux de l’entreprise pour optimiser ses actions et accélérer les résultats. Pivot de la gestion du poste client, l’expert en relance a compris le principe de la culture cash, et en a intégré les modalités de mise en œuvre.

A partir du moment où l’ensemble des collaborateurs est conscient de l’importance de la trésorerie, chacun agit à sa mesure, sous l’égide de l’expert en relance.

Exemple : contact privilégié du client, le commercial est en mesure de le relancer de manière personnelle en cas de retard de paiement. Le recouvrement de la créance s’en trouve facilité et accéléré.

Pour mettre en œuvre la collaboration des équipes dans les meilleures conditions, l’expert en relance paramètre les autorisations d’accès aux tableaux de bord de son logiciel. La visibilité ainsi partagée accroît la performance de l’entreprise sur le plan du recouvrement de créances.

 

5. Ne jamais oublier les remerciements

 

Pour parfaire le cercle vertueux, l’expert en relance remercie systématiquement les clients à réception du règlement d’une facture. Cette étape ultime permet à l’entreprise de se démarquer : le client reçoit les remerciements avec plaisir, et l’image de l’entreprise s’en trouve améliorée. Dans le cadre d’une relation commerciale sur le long terme, les remerciements vont inciter le client à payer l’entreprise dans des délais réduits.

Un logiciel de recouvrement de créances est indispensable à l’expert en relance. L’outil doit intégrer les technologies d’IA les plus avancées, pour un gain de temps considérable et une efficacité redoutable. A cet effet, Clearnox se dote des fonctionnalités suivantes :

  • Une interface intuitive et exhaustive, pour permettre une navigation aisée et rapide parmi les tableaux de bord et accélérer la mise en œuvre des actions de recouvrement.
  • Des scénarios de relance automatisés et personnalisés, pour s’adresser au client de la meilleure manière et sans perdre de temps.
  • Une visibilité partagée en temps réel pour permettre une gestion collaborative de l’encours client et accélérer au maximum les encaissements.

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