Recouvrement amiable : législation et bonnes pratiques.

Le recouvrement amiable est la procédure de relance clients qui permet à l’entreprise d’obtenir le règlement de ses créances par la voie du dialogue. Indispensable pour s’assurer de se faire payer, et maintenir ainsi une trésorerie saine, le recouvrement amiable est l’opportunité pour l’entreprise d’éviter le contentieux. En mettant en place une procédure amiable de recouvrement de créances efficace, l’entreprise économise alors du temps et de l’argent, tout en préservant son relationnel client.

 

La réglementation  française sur les créances professionnelles.

Les retards de paiement coûtent cher aux entreprises, et mettent en péril leur développement. Les incidences à l’échelle nationale ne sont pas négligeables, c’est pourquoi l’Etat français a peu à peu réglementé les conditions de règlement entre professionnels. Ces règles contraignantes, et les sanctions associées, sont des leviers utiles pour les entreprises dans leurs procédures de recouvrement amiable.

La loi de modernisation de l’économie (LME), depuis 2009, fixe des délais de paiement maximum. L’article L441-6 du Code de commerce impose des délais maximum de 60 jours à compter de la date de l’émission de la facture, 45 jours en cas de facture périodique – exceptionnellement 45 jours fin de mois. Le même article, en application de la LME, prévoit des intérêts de retard légaux : l’entreprise créancière qui ne règle pas sa facture à l’échéance est redevable de plein droit des pénalités de retard.

A noter : les transactions commerciales à destination d’un pays hors UE, en franchise de TVA, font l’objet d’un délai de paiement dérogatoire : 90 jours à compter de la date de la facture.

Le décret du 02 octobre 2012, en application de la loi de simplification du droit, ajoute à l’article L441-6 du Code de commerce l’obligation pour l’entreprise débitrice de régler une indemnité forfaitaire d’un montant de 40 € au 1er jour de dépassement du délai de paiement. Si les frais de recouvrement engagés par l’entreprise créancière dépassent le montant de l’indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut s’ajouter.

Attention : les CGV et les factures doivent mentionner les délais de paiement, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire.

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Cas particulier : le décret en application de la loi du 28 janvier 2013 définit des délais de paiement maximum distincts en matière de marchés publics. De même, le secteur des transports déroge aux délais de paiement de droit commun.

En légiférant sur les délais de paiement, l’Etat permet :

-          De compenser le manque à gagner de l’entreprise créancière en cas de retard de paiement, par le biais des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire.

-          D’utiliser des arguments forts lors de la procédure de recouvrement amiable mise en œuvre par l’entreprise créancière.

En pratique, les professionnels n’appliquent pas systématiquement les pénalités de retard ni l’indemnité forfaitaire alors même qu’ils y sont légalement autorisés. Rappeler les débiteurs à l’ordre lors des relances amiables, sur la base des dispositions légales, s’avère néanmoins un moyen de pression efficace. Le client sera davantage enclin à respecter les délais de paiement, et le fournisseur pourra réduire au maximum son encours client. En rappelant les sanctions encourues, le créancier s’offre en outre l’opportunité de s’éviter un contentieux : une économie de temps et d’argent bénéfique.

 

Les bonnes pratiques du recouvrement amiable en interne.

Le recouvrement amiable permet de raccourcir les délais de paiement, de réduire l’encours client et de bénéficier, in fine, d’une trésorerie maximum pour se développer dans les meilleures conditions. Au-delà de cet aspect financier majeur, la procédure de relance amiable est une étape indispensable en vue d’un potentiel contentieux. En effet, les articles 56 et 58 du Code de procédure civile obligent les parties à justifier d’une tentative de règlement amiable dans l’acte introductif d’instance – assignation en paiement. Mais la procédure amiable, à condition d’être efficace, permet d’éviter cette phase au contentieux.

Mise en place de la procédure de recouvrement amiable :

Une procédure de recouvrement amiable efficace implique plusieurs étapes.

  1. 1- Prévenance : la date d’échéance de la facture est rappelée au client suffisamment en amont – 8 jours avant la date d’échéance par exemple. Cette étape permet de maximiser les chances d’être payé en temps et en heure.
  2. 2- Relances : dès le 1er jour d’échéance de la facture et à défaut de règlement, l’entreprise relance le débiteur de manière graduelle.

Exemple :

-          8 jours après la date d’échéance de la facture : 1ère relance par email. Cette 1ère relance peut être cordiale, le retard de paiement pouvant résulter d’un simple oubli, sans mauvaise foi du client.

-          15 jours après la date d’échéance de la facture : 2ème relance par email. Le ton peut être plus ferme, le courrier peut accorder un délai précis pour le règlement de la facture.

-          23 jours après la date d’échéance de la facture : relance par téléphone. Cette relance, plus personnelle, est l’occasion d’obtenir des explications – difficultés financières ou organisationnelles du débiteur.

-          30 jours après la date d’échéance de la facture : mise en demeure par lettre recommandée AR. Le service de recouvrement amiable rappelle alors les pénalités de retard encourues par le débiteur récalcitrant. La lettre de mise en demeure précise également, comme moyen de pression ultime, que des poursuites judiciaires pourront être engagées à défaut de paiement dans le délai indiqué.

  1. 3- Remerciements : l’entreprise remercie le client pour son paiement. Cette étape permet de préserver une bonne relation commerciale, et d’inciter le client à régler ses futures factures à l’échéance.

Efficacité du recouvrement amiable :

Une procédure de recouvrement amiable efficace permet d’obtenir le règlement de la facture dans un délai court. Pour cela, le process doit être appliqué de manière scrupuleuse et systématique, et le niveau de pression adapté en fonction des étapes de relance et du profil client.

Pour gagner du temps dans la mise en œuvre du process de recouvrement amiable, mais aussi pour éviter tout oubli et réduire la marge d’erreur humaine, il s’avère utile – voire indispensable – d’automatiser les différentes étapes de la relance amiable.

-          Le profilage, dans un premier temps, permet de classer les clients par profils de payeurs (client entreprise standard, client grand compte, client particulier...).

-          Le logiciel de relance applique ensuite le scénario adapté au profil. Mode de communication, ton à adopter et fréquence des relances : les modalités du recouvrement amiable sont d’autant plus efficaces qu’elles tiennent compte des habitudes de paiement du client.

-          Le chargé de recouvrement amiable garde la main sur les tâches à forte valeur ajoutée – relance par téléphone notamment.

 

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