3 clés pour mieux piloter le processus order-to-cash

La gestion financière d’une entreprise, c’est comme un voyage en haute mer. Vous avez besoin d’un cap, de routines de travail parfaitement claires, et d’un professionnalisme total. Un des éléments cruciaux à maîtriser sur ce périple est le processus order-to-cash (O2C). Il s’agit de l’ensemble des étapes du cycle client, de la commande à l’encaissement. À l’image du vent gonflant les voiles d’un navire, une bonne maîtrise du processus O2C propulse une entreprise vers le succès financier. Trois clés essentielles se détachent pour piloter efficacement ce processus O2C : comprendre son importance, digitaliser et automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.

 

Processus order-to-cash : qu’est-ce que c’est ?

Le processus order-to-cash, fréquemment abrégé en O2C, désigne le parcours d’une commande client depuis sa réception jusqu’à son aboutissement final – le paiement effectif.

Ce voyage englobe plusieurs escales cruciales…

1. Réception de la commande

Le processus O2C est déclenché par une commande client. Elle est reçue, enregistrée, et cette étape nécessite une précision extrême. Une commande incorrecte, avec des erreurs, ou des imprécisions peut en effet causer des erreurs en aval.

2. Gestion de la commande

Une fois la commande reçue, elle doit être traitée. Cela signifie que les produits ou services commandés doivent être préparés pour la livraison. À cette étape, l’exactitude et l’efficacité sont essentielles pour éviter les retards ou les erreurs.

 

3. Facturation

Une fois que la commande a été traitée, une facture est générée et envoyée au client. Cette facture doit refléter précisément la commande du client et être envoyée au moment opportun pour assurer un flux de trésorerie régulier.

4. Recouvrement des créances

Une fois que la facture a été envoyée, l’étape suivante consiste à suivre le paiement. Si le paiement ne parvient pas dans le délai imparti, des mesures de recouvrement des créances doivent être prises.

5. Comptabilité client

Enfin, une fois le paiement reçu, il doit être correctement comptabilisé et attribué à la bonne commande.

Chaque étape de ce parcours a un impact direct sur l’élément le plus crucial de l’entreprise : le flux de trésorerie (cash flow). Le processus O2C, s’il est bien géré, peut améliorer le flux de trésorerie en accélérant les paiements, en réduisant les erreurs et en améliorant la précision de la facturation et de la comptabilité. À l’inverse, un processus O2C mal géré peut entraver le flux de trésorerie et nuire à la santé financière globale de l’entreprise.

 

Order to cash : pourquoi est-il essentiel de s’en préoccuper ?

On vient d’évoquer l’impact que le processus O2C pouvait avoir sur le flux de trésorerie. Un processus O2C bien géré est comme un moteur bien huilé, il maintient votre entreprise en mouvement, génère un cash flow sain, assure la satisfaction des clients et optimise les ressources. À l’inverse, un processus O2C mal géré peut agir comme un frein, ralentissant l’entreprise, retardant les paiements et frustrant les clients.

Par exemple, une gestion inefficace des commandes peut entraîner des erreurs de facturation, des retards de paiement et des pertes de revenus, comme un bateau qui prend l’eau. C’est pourquoi la surveillance et l’amélioration constantes du processus O2C sont essentielles pour assurer la viabilité et la compétitivité de l’entreprise.

La question qui arrive ensuite, c’est « comment ? ». Comment bien gérer le processus O2C ? Comment s’assurer qu’il sera aligné avec vos objectifs ? Comment le faire de manière efficace ?

 

3 clés pour mieux piloter votre processus order-to-cash

Clé n°1 : Prendre conscience de l’importance du process order to cash

On dirait une évidence et pourtant, c’est loin d’être le cas. Trop global pour certains, pas bien compris pour d’autres, le processus O2C, c’est souvent le serpent de mer qu’on optimise « quand on a le temps ».

La première clé pour naviguer efficacement à travers le processus O2C est donc de comprendre son impact omniprésent sur chaque facette de l’entreprise. À l’instar d’une boussole pour un navigateur, chaque aspect du processus O2C guide la direction financière de l’entreprise. Les erreurs, même mineures, dans la prise de commande peuvent créer une réaction en chaîne qui entrave le recouvrement des créances.

Comment provoquer cette prise de conscience ? En éduquant l’équipe sur son impact global sur l’entreprise et en effectuant régulièrement des audits internes pour identifier les points faibles et les opportunités d’amélioration.

Clé n°2 : Digitaliser ses process

La digitalisation est un peu devenue le GPS du processus O2C. Elle permet de savoir où on va, plus rapidement, sans erreurs « d’étourderie » et avec une plus grande transparence.

Pour y parvenir, vous pouvez implémenter des outils de gestion de commandes numériques, des solutions de facturation électronique et des logiciels de suivi des paiements. Ces technologies modernes permettent de réduire les erreurs, d’accélérer le traitement des commandes et de facturation, et d’améliorer le suivi des créances.

Pour tout comprendre sur les enjeux de la digitalisation du processus O2C, lisez notre article : « Le digital au service de l’ordre to cash »

Clé n°3 : Automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée

L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, c’est le vent dans les voiles de votre entreprise. C’est un système de propulsion qui libère du temps pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques. Par exemple, l’automatisation du suivi des factures en retard peut permettre à votre équipe financière de se concentrer sur des problématiques plus stratégiques, tout en améliorant le recouvrement des créances.

Comment y arriver ? En identifiant les tâches répétitives ou nécessitant peu de compétences spécifiques, puis en utilisant la technologie pour les automatiser.

Et après ?

Le futur du processus O2C s’annonce résolument numérique, axé sur l’automatisation et l’intelligence artificielle. On se dirige en effet vers toujours plus d’automatisation, un développement de l’apprentissage automatique des logiciels financiers, de nouvelles solutions de paiement ou encore, d’une utilisation accrue de l’analytique.

Malgré tout, retenez surtout qu’une maîtrise efficace du processus O2C peut aider votre entreprise à naviguer sereinement au milieu des contraintes de votre business, voire le propulser. Retenez également que les trois clés pour atteindre cet objectif sont la prise de conscience de son importance, la digitalisation des processus et l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée.

 

Si vous êtes prêt à améliorer l’efficacité de votre processus O2C, contactez-nous. Nos experts sont prêts à vous montrer comment nos solutions peuvent vous aider.