Acquisition et synchronisation des données : comment la solution de recouvrement Clearnox s’interface-t-elle avec votre logiciel comptable ? 

Pour qu’un logiciel de recouvrement de créances soit pleinement efficace, il doit s’appuyer sur des données comptables à jour. C’est un prérequis essentiel pour pouvoir relancer ses débiteurs au bon moment, du bon montant et de la bonne façon. C’est pourquoi le logiciel de recouvrement doit être parfaitement synchronisé avec le logiciel comptable de l’entreprise. De quelles données la solution de recouvrement a-t-elle besoin pour fonctionner ? Comment s’effectue l’acquisition et la synchronisation des données entre le logiciel de recouvrement et le logiciel comptable ? Et avec quelles solutions Clearnox est-il compatible ? Décryptage.  

Synchronisation des données comptables : un prérequis essentiel à la bonne marche du logiciel de recouvrement 

En matière de recouvrement, nombre de PME sont tentées de gérer leurs activités de relance client avec Excel. Mais à ce jeu, le logiciel de la suite Microsoft Office présente rapidement ses limites. Laborieux à maintenir à jour, Excel ne permet ni une visibilité en temps réel sur les encours client, ni de relancer automatiquement les débiteurs. Si bien que vous pouvez facilement vous retrouver à relancer un client pour une facture qu’il a en fait déjà payée, et ainsi entacher la relation commerciale. Pour éviter ce type de problèmes, mieux vaut oublier Excel et miser sur une solution professionnelle, alimentée par des données mises à jour en temps réel.  

Selon le fonctionnement de votre organisation, ces données se trouvent dans votre logiciel comptable, votre logiciel de gestion ou votre ERP. En les synchronisant à votre solution de recouvrement, vous serez enfin en mesure de relancer automatiquement 100% des clients porteurs d’un encours, de façon professionnelle et personnalisée.

Les données nécessaires  

Pour fonctionner, un logiciel de recouvrement de créances tel que Clearnox a besoin de 3 grands types de données : 

• La situation de l’encours client. Il s’agit de connaître les sommes dues par les différents clients à l’instant T, avec les différentes écritures, échéance par échéance. 
• La liste des clients porteurs de cet encours et leurs différentes caractéristiques. 
• Les coordonnées des contacts de l’entreprise chez ces clients. Noms et fonctions des interlocuteurs, adresses e-mail, numéros de téléphone… Il faut pouvoir récupérer toutes les informations qui permettront de cibler les activités de relance vers les bonnes personnes. 

Avec quels logiciels comptables Clearnox est-il compatible ? 

Il existe différentes options pour s’intégrer de manière transparente à votre solution comptable, ERP ou logiciel de gestion. Quel que soit votre outil, Clearnox se synchronise automatiquement et très rapidement à votre base comptable sur les encours clients. Le logiciel Clearnox, en effet, est interconnectable avec les principales solutions comptables du marché à destination des PME et ETI : 

• Sage, avec ses 3 principales gammes Sage 100, Sage FRP 1000 et Sage ERP X3.  
• Cegid et ses logiciels Cegid Quadra Entreprise, Cegid XRP Sprint, Cegid XRP Flex ou encore Cegid PMI.  
• EBP, avec notamment les gammes SQL : PRO et ELITE.  

Bon à savoir : si Clearnox a développé un connecteur pour les principales solutions de ces éditeurs de premier plan, le logiciel est également compatible avec de nombreuses autres solutions du marché moins répandues. Nous vous invitons à prendre contact avec nos équipes afin de voir la comptabilité entre Clearnox et votre outil comptable.

 Comment Clearnox s’interface-t-il à votre solution comptable ?

Pour transférer les données en temps réel de votre logiciel comptable, de gestion ou de votre ERP jusqu’au logiciel de relance Clearnox, plusieurs approches sont possibles.  

Un connecteur standard pour les solutions les plus répandues 

Comme évoqué précédemment, Clearnox a développé un connecteur standard pour la majorité des solutions comptables telles que Sage, Cegid ou encore EBP. Dans ce cas, l’intégration est déjà pré-paramétrée et se fait quasiment nativement : un composant se charge de récupérer les données en provenance de la solution comptable. Au besoin, Il est également possible de récupérer des données aditionnelles pour correspondre à votre contexte d’utilisation grâce à la remontée de champs libres. 

Si la solution est hébergée dans le cloud, la connexion se fait par API, tandis que pour les solutions On Premise, c’est un connecteur qui est installé physiquement les serveurs de l’entreprise et se charge de transmettre les données vers la plateforme Clearnox. 

En plus des partenariats noués avec les principaux éditeurs du marché, Clearnox s’appuie également sur l’expertise technique de partenaires qui implémentent lesdites solutions comptables. 

Dans tous les cas, les données sont automatiquement transmises à la solution de recouvrement qui peut alors déclencher les activités de relance. Il suffit de quelques jours pour rendre l’interconnexion opérationnelle.

Une extraction des données au cas par cas 

Vous utilisez un logiciel comptable de niche ? Pas de panique, le fait que Clearnox ne dispose pas de connecteur préétabli pour votre solution ne signifie pas que vous ne pourrez pas en bénéficier. Clearnox dispose en effet d’une structure d’importation de données paramétrable et configurable, si bien qu’il est possible d’extraire les données sous forme de fichiers qui viendront alimenter la solution de recouvrement.  

Grâce à ces différentes approches, vous vous affranchissez complètement de la problématique d’actualisation des données et avez la certitude que les activités de relance pourront s’effectuer de façon extrêmement fiable et efficace. Autrement dit, vous allez enfin pouvoir adresser le sujet de la relance de manière exhaustive et adopter une démarche proactive, pour anticiper les retards de paiement et bénéficier des bienfaits de la prévenance. 

Bonus : pour que vos débiteurs aient une vision complète de ce qu’ils vous doivent, les factures au format PDF sont accessibles via les  e-mails de relance adressés par Clearnox. Il est aussi possible d’intégrer dans vos e-mails de relance un lien de paiement pour accroître e vos chances d’être payé rapidement,  

Solution SaaS de recouvrement de créances collaborative, Clearnox est l’outil idéal pour réduire votre encours et améliorer votre trésorerie. Compatible nativement avec les principales solutions comptables du marché, l’outil se base sur des données synchronisées pour relancer efficacement 100% de vos clients et ainsi réduire votre risque d’impayés. Vous souhaitez en savoir plus ?