Relance clients : pourquoi utiliser des solutions dématérialisées et interconnectées pour vos courriers

Si la communication aujourd’hui se fait principalement par email, le courrier demeure indispensable dans le cadre de certaines procédures, et celle du recouvrement de créances n’y échappe pas toujours. Prévenance, relance, remerciements : vous communiquez avec le client par email essentiellement, par courrier éventuellement. A défaut de paiement après la 1ère relance ou 2ème relance, en effet, vous avez intérêt à vous adresser au mauvais payeur par lettre recommandée avec avis de réception. En cas de contentieux, il représente un moyen de preuve admissible pour justifier des diligences que vous avez mises en œuvre : le courrier est obligatoire… et contraignant dans son format papier traditionnel. Pour supprimer les contraintes, adoptez pour vos courriers une solution dématérialisée et interconnectée.

Relancez vos clients efficacement et sans contrainte par envoi de courrier dématérialisé.

Le courrier est un outil de relance adapté à plusieurs types de situations :

-          Le client fait partie de la catégorie de profil non réactif par email.
-          Les emails restés sans retour nécessitent d’exercer une pression plus importante.
-          Le dossier client risque de partir au contentieux auquel cas il est nécessaire de se constituer des écrits probants.

Le courrier papier traditionnel est contraignant sur le plan pratique :

Rédiger le courrier, l’imprimer, l’affranchir et se déplacer jusqu’à un bureau de Poste pour l’envoyer : autant d’étapes chronophages, et particulièrement fastidieuses à l’ère de la dématérialisation et de l’instantané. Une imprimante défectueuse, des toners vides ou des stocks de ramettes de papier et de timbres épuisés contribuent à faire obstacle à la bonne fluidité de la procédure de relance client. Dans ce contexte, les entreprises ont intérêt à envisager des solutions innovantes.

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L’envoi dématérialisé des courriers permet de gagner du temps et de l’argent :

Une solution dématérialisée permet de réduire le nombre d’étapes d’envoi d’un courrier papier, supprimant toute contrainte d’ordre pratique. Concrètement :

  1. Vous rédigez le courrier – éventuellement sur la base d’un modèle préétabli, pour d’autant plus de gain de temps.
  2. La solution dématérialisée prend à sa charge l’impression et l’envoi du courrier, par recommandé ou non, avec ou sans accusé de réception.

Vous préservez le niveau élevé de pression et la force probante du courrier, sans en supporter les contraintes de mise en œuvre. Surtout, vous gagnez un temps considérable : plus besoin de paramétrer l’imprimante, de changer les cartouches d’encre, d’acheter du papier et des timbres ni de vous rendre à la Poste. Ce temps économisé représente autant de temps à utiliser pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Privilégiez une solution dématérialisée et interconnectée.

Pour gagner d’autant plus de temps, mais aussi pour limiter au maximum le risque d’erreur, votre solution d’envoi dématérialisé doit être interconnectée avec votre logiciel de recouvrement de créances. Dans la mesure où le logiciel intègre l’ensemble de vos données client, le courrier de relance peut ainsi être généré automatiquement sur cette base puis transmis directement à la solution dématérialisée : le risque d’erreur est réduit à néant. En limitant la saisie manuelle et le nombre d’outils, vous vous assurez de gagner en fiabilité… et donc en efficacité.

Le logiciel Clearnox pour une gestion optimale de vos courriers de relance.

Le logiciel de recouvrement de créances Clearnox propose une interconnexion parfaite pour l’envoi de vos courriers de relance via une solution dématérialisée de GED. Ses fonctionnalités avancées permettent en outre d’optimiser considérablement la gestion de la procédure : préparation des courriers sur la base de modèles personnalisables, programmation d’envoi automatique conformément au scénario de relance applicable eu égard au profil client, visibilité sur l’historique des relances… Vous pilotez votre recouvrement de créances rapidement et efficacement.

 

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