ETI : les 5 fonctions clés du logiciel de recouvrement pour réduire l’encours client

Réduire les délais de paiement est un enjeu majeur pour les ETI. A la clé, l’optimisation de leur encours client : les entreprises consolident leur trésorerie tout en s’offrant l’opportunité de stimuler considérablement le développement de leur activité. Pour bien maîtriser ses délais de paiement, le logiciel de recouvrement fait figure d’outil indispensable. Pour bénéficier de ses meilleurs avantages, encore faut-il bien choisir son logiciel… Zoom sur les fonctionnalités clés du logiciel de recouvrement pour les ETI.

Le partage de l'information pour favoriser la collaboration par agence, par société et au sein de l'ETI

Un logiciel de recouvrement doit pour une ETI intégrer des fonctionnalités qui facilitent le partage des informations. En vue : la collaboration des agences et des collaborateurs concernés, pour maximiser les chances d’encaissement des créances dans des délais brefs.

L’outil, à cet effet, doit proposer un tableau de bord par responsable de recouvrement, une vision par agence et une vision par groupe pour l’ensemble des sociétés. Chaque commercial, également, doit disposer de l’information utile. Dans cet objectif, un système de filtres doit permettre de personnaliser le partage des informations : seules les données utiles sont visibles par le service concerné.

Seule une information claire et détaillée permet d’optimiser les encaissements. Avec un logiciel performant, l’ETI bénéficie de plusieurs niveaux de partage de données, autant de profils utilisateurs personnalisables en fonction de l’organisation des portefeuilles clients au sein de l’entreprise.

A noter : pour une adoption rapide, le logiciel de recouvrement doit en outre être intuitif et facile à prendre en main, à la portée de tous.

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Des tableaux de bord complets pour une vision optimale de l'encours client

Le tableau de bord de chaque collaborateur de l’ETI, personnalisé eu égard au niveau d’information auquel il est autorisé à accéder, doit offrir une vision globale sur l’ensemble de son périmètre d’action.

  • Le montant total de créances en temps réel.
  • La somme des acomptes déjà encaissés.
  • Les prévisions d’encaissement, promesses de paiement incluses.
  • Les retards de paiement, avec mention de l’échéance et du montant de la facture.

En complément de cette vision globale, le logiciel de recouvrement doit proposer via ses tableaux de bord une vision de l’encours par client.

La combinaison de ces données permet au collaborateur concerné de mettre en œuvre les actions efficaces, sans perdre de temps.

Au delà de cette vision par collaborateur, la Direction Financière doit disposer d’une vision consolidée avec différents indicateurs et KPI (DSO, balance âgée, classe de risque, collection rate, encours assuré et factoré…).

Une gestion multi-sociétés et multi-devises

Nombreuses sont les ETI à regrouper plusieurs sociétés filiales. La gestion de l’encours client en devient d’autant plus complexe. C’est dans ce contexte que le logiciel de recouvrement intervient.

L’outil propose une gestion multi-sociétés et multi-devises, le cas échéant : les données sont consolidées de manière à offrir une vision macro de l’encours client.

Illustration : 2 sociétés d’une même ETI ont un même client, lié par des contrats et dans des conditions distinctes. Chaque chargé de recouvrement concerné doit pouvoir relancer ce client, parfois dans des devises distinctes. Le logiciel de recouvrement, à condition d’intégrer cette fonctionnalité, fait gagner en temps et en efficacité.

Des scénarios de relances automatisés pour accélérer les process

Fonctionnalité phare du logiciel de recouvrement : les scénarios de relances automatisés. Les ETI ont un portefeuille clients important, et le recouvrement de créances représente a priori une tâche fastidieuse. En mettant en place des process automatisés, guidés par l’IA, l’entreprise gagne un temps considérable et réduit le risque d’erreurs ou d’oublis. Résultat : le DSO diminue.

Cet outil d’automatisation est d’autant plus essentiel pour réduire les délais de paiement que l’ETI brasse un large volume de clients.

Le scoring client pour adapter les processus de relance

Le bon logiciel de recouvrement, adapté à l’ETI, utilise l’IA pour mettre en place un système de scoring. Chaque client est classé selon son profil payeur. Ce faisant, les services concernés – en amont et en aval de l’encaissement – sont en mesure d’adapter la procédure de recouvrement.

Les moyens de communication employés jouent un rôle majeur dans la performance de la relance : il s’agit de s’adresser de la bonne manière et au bon moment. En adaptant la relance eu égard au scoring du client, l’entreprise maximise ses chances d’encaisser dans les délais – et d’éviter les impayés.

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