Mieux gérer son poste clients avec un logiciel de gestion du poste clients

Mieux gérer son poste clients est un enjeu clé pour accroître la productivité de l’entreprise. Le niveau de trésorerie est en effet directement impacté par le poste clients, et avec lui la pérennité et le développement de l’entreprise. Les tâches à adresser à cet égard sont nombreuses : études de solvabilité, suivi des encaissements, relance, réduction des délais de paiement, recouvrement des impayés, préservation de la relation client… Devant l’ampleur et l’importance de la tâche, un constat s’impose : le recours à un logiciel de gestion du poste clients est non seulement nécessaire, mais aussi considérablement bénéfique. Découvrez pourquoi et comment mieux gérer votre poste clients avec un logiciel de gestion adapté.

 

Pourquoi l’optimisation de votre poste clients doit figurer parmi vos enjeux prioritaires

 

La gestion du poste clients inclut toutes les tâches afférentes aux encaissements, et notamment :

 

-       L’évaluation du risque, qui consiste à vérifier la solvabilité du client et à établir un scoring par profil payeur.

-       Le suivi des prévisions d’encaissements, qui permet de mieux maîtriser le BFR – cet indicateur financier clé dont l’augmentation tire la sonnette d’alarme.

-       La relance clients, qui peut intervenir dès en amont de l’échéance de la facture par le biais d’une étape de prévenance.

-       L’optimisation du DSO, qui nécessite de mettre en place une politique stricte de réduction des délais de paiement.

-       La gestion des litiges en cas d’impayés, qui permet de maintenir le niveau de trésorerie pour assurer la pérennité de l’entreprise.

 

A noter : l’ensemble de ces tâches doit être effectué dans un souci de maintien de la relation client, pour éviter de perdre des opportunités commerciales. Il s’agit à cet effet de soigner le relationnel, en adaptant les actions et les messages.

 

Retards de paiement et impayés peuvent coûter cher à l’entreprise, au point de la mettre en faillite… Dans ce contexte, la gestion du poste clients est indispensable : un poste clients sécurisé garantit la bonne santé financière de l’entreprise. Et mieux que gérer le poste clients, il s’agit de l’optimiser. L’optimisation du poste clients, en effet, est bénéfique et toujours possible.

Optimiser son poste clients implique de répondre aux bonnes questions : mon entreprise subit-elle des décalages de trésorerie importants ? Les retards de paiement sont-ils anormalement fréquents ? Mes procédures de relance sont-elles suffisamment efficaces ? Mon contentieux est-il correctement piloté ? La gestion de mon poste clients prend-elle trop de temps à mes équipes ? En trouvant les solutions adaptées, l’entreprise booste sa productivité.

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Comment le logiciel de suivi permet d’optimiser le poste clients

 

L’étendue des tâches de gestion du poste clients pose rapidement problème, à mesure que l’entreprise croît. Les solutions traditionnelles de suivi – de type tableur – s’avèrent très limitées, et les équipes sont vite dépassées.

 

Dans ce contexte, 3 bonnes raisons de passer par un logiciel de suivi du poste clients :

-       S’offrir une visibilité globale et partagée sur l’encours clients. C’est cette vision structurée, que n’offrent pas les outils classiques, qui permet de soulever les problématiques rencontrées dans la gestion du poste clients, pour l’optimiser. L’aspect collaboratif du logiciel de gestion du poste clients, en outre, permet de mettre à contribution les différents services concernés, pour décupler l’efficacité des actions.

-       Un gain de temps considérable, et l’opportunité de relancer 100 % des clients. Les tâches répétitives et fastidieuses de saisie et d’analyse des données clients représentent une faible valeur ajoutée. C’est pourquoi il est judicieux de passer par un système d’automatisation. Vos équipes gagnent du temps, qu’ils consacrent à des tâches plus valorisantes. Le logiciel d’automatisation en outre permet d’effectuer en quelques clics un travail qui prend plusieurs heures en mode manuel. L’opportunité de relancer 100 % des clients, sans perdre de temps. Doté de l’IA, le logiciel de gestion du poste clients permet enfin de réduire à néant le risque d’erreur humaine.

-       Un choix stratégique pour optimiser le poste clients. Les outils logiciels innovants offrent des fonctionnalités avancées. Un système d’alerte pour prévenir des anomalies de paiement permet d’agir immédiatement, pour limiter l’impact sur la trésorerie. Un système de scoring pour classer les clients par profils payeurs permet d’adapter les process de recouvrement, pour en améliorer l’efficacité et réduire les retards de paiement. La personnalisation des scénarios de relance permet d’adresser le bon message, au bon moment, au bon client : le relationnel est préservé, les opportunités commerciales maintenues.

 

Bien entendu, le logiciel comptable reste indispensable pour prendre en charge la comptabilité de l’entreprise du devis à la facturation. Mais il est insuffisant : seul le logiciel de gestion du poste clients permet de gérer et d’optimiser automatiquement l’encours, pour améliorer sa trésorerie. Il s’agit donc de prendre conscience de la complémentarité de ces 2 solutions logicielles, et de bien choisir ses outils.

 

Les fonctionnalités clés du logiciel de gestion du poste clients

 

Au moment de choisir votre logiciel de gestion du poste clients, vérifiez qu’il inclut ces fonctionnalités phares :

  • Un tableau de bord complet et lisible, pour une vision optimale de votre encours clients en temps réel.
  • Un scoring des clients, pour les classer par profils payeurs et leur assigner le scénario de relance adapté.
  • La personnalisation des scénarios de relance, pour en augmenter l’efficacité et préserver un bon relationnel clients.
  • Une interface collaborative, avec gestion des droits d’accès, pour mettre à contribution les services concernés et réduire encore les délais de paiement.
  • L’interopérabilité avec votre solution logicielle comptable, pour permettre un échange fluide des données.

 

Clearnox adresse l’ensemble de vos enjeux d’optimisation de la gestion du poste clients. Résultat : votre trésorerie est maintenue à un niveau optimal, votre DSO est réduit, vos relations avec vos clients sont préservées. A noter que Clearnox s’interface avec tous les logiciels comptables. Demandez une démo gratuite !

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