La balance âgée 2.0, un outil essentiel pour piloter son recouvrement

En période de crise plus que jamais, les entreprises ont intérêt à sécuriser leur trésorerie pour préserver leur survie. Il s’agit notamment de s’assurer du recouvrement efficace de ses créances, et d’éviter l’accumulation des retards de paiement. La balance âgée compte parmi les outils indispensables à cet effet. De quoi s’agit-il exactement ? Comment tirer parti de cet outil comptable de façon 2.0 ? Quelles mesures prendre en fonction de l’analyse de la balance âgée ? Réponses.

Qu’est-ce que la balance âgée ?

La balance âgée est un outil comptable qui récapitule le montant des factures à encaisser et à payer, ainsi que leurs échéances respectives, à une date déterminée. On distingue la balance âgée client et la balance âgée fournisseur :

• La balance âgée client permet de visualiser les créances clients non soldées, en précisant leur montant et leur date d’échéance.
•  La balance fournisseur présente les factures fournisseurs à régler, avec mention de la somme due et du délai de paiement.

L’analyse concomitante des balances âgées client et fournisseur délivre une information utile quant à la trésorerie prévisionnelle de l’entreprise à court terme. En comparant les promesses de règlements clients avec les décaissements à venir, l’entreprise en effet a une vision étayée de sa situation financière dans les mois à venir. Mais la balance âgée, pour son volet clients, présente un intérêt supplémentaire. Utilisée à bon escient, cet outil comptable permet de piloter efficacement son recouvrement de créances, pour éviter les anomalies de paiement et sécuriser sa trésorerie.

Balance âgée client : définition et intérêt

La balance âgée client est particulièrement utile aux équipes en charge du recouvrement de créances. Elle se définit comme un document comptable qui fait apparaître l’ensemble des comptes clients non soldés à date. La balance âgée présente les soldes dus – factures échues et à échoir – et leur date d’échéance. Cela permet de visualiser non seulement le montant du solde à encaisser par client, mais aussi le retard de paiement éventuel en nombre de jours.

• Visualiser le montant permet de prévoir les encaissements pour bien piloter sa trésorerie, mais aussi d’alerter sur les plus grosses sommes pour lesquelles la relance client présente un enjeu d’autant plus important.
• Visualiser le retard de paiement en nombre de jours permet de prioriser les actions de recouvrement. Les créances clients en effet sont dûment hiérarchisées, mettant en exergue les retards les plus importants. Ce faisant, l’entreprise peut envisager toute mesure amiable ou contentieuse adaptée pour éviter les impayés. Plus le temps passe en effet, plus les chances de recouvrement diminuent…

Balance âgée et balance auxiliaire : quelle différence ?

La balance auxiliaire recense les créances clients et les dettes fournisseurs. Similaire à la balance âgée, cet outil se contente néanmoins d’afficher les sommes dues et les soldes à encaisser : seuls les montants sont présentés, sans mention des dates d’échéance. Document indicatif utile à anticiper les flux de trésorerie, la balance auxiliaire doit être complétée par la balance âgée en vue d’un pilotage efficace de la stratégie de recouvrement de créances, essentielle pour éviter les défauts de paiement et préserver ainsi la trésorerie de l’entreprise.

Comment piloter son recouvrement avec la balance âgée 2.0 ?

Pouvoir s’appuyer sur une balance âgée c’est bien, mais les fichiers Excel figés ont depuis longtemps montré leurs limites… Un encours client varie quotidiennement au fil des factures qui sortent et des paiements qui rentrent. Bien souvent, le temps que vous imprimiez votre tableur Excel ou votre balance âgée, votre encours client n’est déjà plus à jour ! A l’aube des années 2020, il est grand temps de passer à la balance âgée 2.0. En adoptant un logiciel de recouvrement tel que Clearnox, vous obtenez bien plus qu’un simple listing classé par ordre alphabétique. Grâce à sa synchronisation sécurisée avec votre comptabilité, Clearnox vous offre une prévision des encaissements précise et exhaustive :

• Visibilité à 360° : Avec une balance âgée 2.0, non seulement vous bénéficiez d’une visibilité parfaite sur l’encours client, que vous pouvez organisez comme bon vous semble, mais vous disposez également d’un scoring sur le comportement de paiement, qui permet d’établir plusieurs profils payeurs parmi vos clients. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur les comptes débiteurs présentant les montants de créance les plus élevés.

• L’affichage calendaire permet de savoir précisément quand les encaissements vont rentrer. Ces prévisions tiennent compte à la fois de l’échéance initiale de la facture, mais également de la date de paiement anticipée. Ainsi, si à l’issue d’un appel téléphonique il apparaît que votre débiteur ne pourra finalement vous payer que dans 15 jours, vous pouvez facilement repositionner sa créance dans votre calendrier.

• Meilleure communication : en tenant compte des litiges et des différentes promesses de paiement, le logiciel vous donne la possibilité d’automatiser les relances en fonctions des profils payeurs. Vous êtes certain d’adresser le bon message à la bonne personne, au bon moment.
• Une collaboration plus fluide :  Direction Générale, commerciaux, responsables produit… Clearnox vous permet de collaborer plus facilement, en attribuant des tâches à toutes les personnes directement ou indirectement impliquées par les encours clients. Selon le profil utilisateur, chacun dispose d’une vision personnalisée des actions à mener et de l’état des encaissements sur les clients qui les concernent.

De manière globale, la balance âgée vous aide à construire une stratégie de recouvrement plus efficace, pour une relation client pérenne et une trésorerie sécurisée. C’est un bon outil, mais qui atteint vite ses limites en termes d’agilité digitale. Pour bénéficier des avantages de la balance âgée, dans un cadre remis au goût du jour et davantage en phase avec les pratiques digitales, le plus simple reste de recourir à un logiciel de recouvrement de créances, tel que Clearnox.  Clearnox intègre la balance âgée 2.0 pour une visibilité parfaite des comptes clients en temps réel : vous vous offrez une maîtrise optimale de votre encours client et vous réduisez vos délais de paiement. Vous automatisez ainsi vos relances tout en personnalisant les scénarios. Chaque client est relancé de manière efficace, votre stratégie de recouvrement gagne en performance et votre niveau de trésorerie s’en ressent.