Recouvrement de créances : 8 moyens de paiement à la loupe

Les modalités de règlement d’une facture imposées par le biais des conditions générales de vente impactent considérablement la trésorerie de l’entreprise. En fonction du délai et du mode de paiement, le risque d’impayés varie à la hausse ou à la baisse, de même que le besoin en fonds de roulement. Plus vite l’entreprise encaisse, au mieux sa santé financière est préservée. Un paiement par chèque et un prélèvement SEPA, par exemple, n’offrent pas les mêmes garanties, ni en termes de délai d’encaissement ni en termes de solvabilité. D’où l’importance majeure de bien déterminer le moyen de paiement à négocier avec le client pour favoriser le recouvrement de créances dans les meilleures conditions. Zoom sur 8 moyens de paiement, leurs limites et leurs avantages respectifs.

Le virement bancaire

Le virement bancaire fait partie des moyens de paiement dématérialisés : le client est en mesure de s’acquitter du montant de sa facture en ligne en quelques clics.

A l’échéance, le client donne l’ordre à sa banque de transférer le montant dû sur le compte de l’entreprise. La procédure est simple :

  • Seuls les codes BIC et IBAN sont requis pour procéder au virement bancaire.
  • Le client peut donner l’ordre de virement en agence ou directement sur le site ou l’application de sa banque.

Les avantages du virement bancaire :

  • A compter de l’ordre de virement, l’argent est transféré sur le compte de l’entreprise dans un délai moyen d’1 jour ouvré – à condition que le compte client soit suffisamment approvisionné. Dès réception, les fonds sont définitivement inscrits sur les comptes de l’entreprise, le risque d’impayé disparaît.
  • Le client peut donner l’ordre de virement immédiatement au moment de recevoir la facture, et différer le transfert des fonds à la date d’échéance telle que calculée eu égard au délai de paiement imposé par l’entreprise. Aucun risque d’oubli dans ces conditions, l’entreprise n’aura pas à relancer le débiteur au moment du recouvrement de la créance.
  • S’il a vocation à passer des commandes régulières pour un même montant, le client peut mettre en place un virement permanent ou régulier. Ce faisant, le virement est effectué automatiquement aux échéances convenues : l’entreprise n’a pas à relancer le débiteur.

Les limites du virement bancaire :

  • Ce mode de paiement est limité aux transactions effectuées dans les pays de la zone SEPA.
  • Le client est à l’initiative du règlement : il doit être de bonne foi d’une part, bien organisé d’autre part. A défaut, l’entreprise peut avoir besoin de le relancer pour recouvrer sa créance.
  • Le client doit faire enregistrer auprès de sa banque chaque nouveau bénéficiaire. En fonction des établissements, cette étape peut prendre quelques jours – et retarder le paiement de l’entreprise.

En résumé : le virement bancaire est un moyen de paiement rapide et définitif. Il compte parmi les modes de paiement les plus efficaces dans le cadre d’une procédure de recouvrement de créances performante.

Le virement commercial (VCOM)

Le virement commercial à échéance (VCOM), dans le cadre de transactions commerciales, est l’équivalent du virement différé entre particuliers.

A réception de la facture, le client donne l’ordre à sa banque de transférer le montant à une date ultérieure – date d’échéance de la facture. Les modalités pratiques de mise en œuvre du VCOM sont similaires à celles du virement bancaire classique, à une différence près : au moment où le client donne l’ordre de virement anticipé, l’entreprise créancière est informée que le montant dû sera transféré sur ses comptes à l’échéance convenue. Imposer ce moyen de paiement permet donc de vous assurer que les ordres de virement sont bien enregistrés, et que vous n’avez pas à relancer les clients à l’échéance. Dès que vous êtes informé de l’enregistrement de l’ordre de virement par la banque du client, vous êtes sûr de ne pâtir d’aucun retard de paiement.

Attention :

  • Le VCOM ne vous offre aucune garantie de paiement : si le compte client n’est pas suffisamment approvisionné au jour de l’échéance, vous n’êtes pas payé.
  • L’ordre de virement est à l’initiative du client : celui-ci doit être de bonne foi et bien organisé, à défaut de quoi vous aurez besoin de le relancer.

Le prélèvement SEPA

Ce moyen de paiement permet d’inverser l’initiative du règlement : c’est l’entreprise créancière qui déclenche le prélèvement SEPA à la date d’échéance de la facture. Cette particularité en fait un mode de paiement très adapté aux clients mauvais payeurs – dont l’organisation défaillante mène à des retards de paiement récurrents.

  • L’entreprise obtient auprès de sa banque un numéro d’identification ICS.
  • L’entreprise crée une référence RUM unique pour chaque mandat SEPA, et la communique au client.
  • L’entreprise établit le mandat SEPA, à faire signer par le client.
  • Le client transmet le mandat à sa banque pour autoriser les prélèvements dans les conditions déterminées.
  • A l’échéance, l’entreprise présente à sa banque l’ordre de prélèvement. Le montant de la facture est approvisionné.

L’avantage majeur du prélèvement SEPA : le paiement est à l’initiative du créancier. L’entreprise a la main sur le recouvrement de sa créance, et se prémunit ainsi contre tout retard de paiement.

Les limites du prélèvement SEPA :

  • La procédure de mise en œuvre est relativement contraignante.
  • Ce mode de paiement est limité aux transactions effectuées dans les pays de la zone SEPA.
  • Ce moyen de paiement n’annule pas le risque d’impayé : si le compte client n’est pas approvisionné, le prélèvement est rejeté.
  • Le client dispose d’un délai de  8 semaines  pour contester un prélèvement (ou 13 mois si pas de signature de mandat) : le paiement reçu par l’entreprise n’est pas définitif.

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Le chèque

Contrairement aux moyens de paiement précédents, le chèque ne constitue pas un mode de paiement dématérialisé. Le client doit remplir le chèque, le signer, puis l’envoyer par la poste. Autant d’étapes contraignantes à la charge du débiteur, qui augmentent le risque de retard de paiement…

Les limites du chèque se manifestent dans le cas d’un client mauvais payeur :

  • De mauvaise foi, le débiteur peut justifier son retard de paiement en se fondant sur les aléas postaux – délais, mauvaise adresse, courrier égaré…
  • Le client peut « oublier » de signer le chèque, ou mal le remplir, auquel cas l’entreprise doit lui renvoyer, et le client doit envoyer un nouveau chèque. Autant d’allers-retours qui augmentent le risque de retard – et d’impayés.

La lettre de change

La lettre de change présente les mêmes avantages que le prélèvement SEPA : le paiement de la facture à l’échéance est à l’initiative de l’entreprise créancière.

  • L’entreprise, au moment d’adresser la facture, joint la lettre de change.
  • Le client signe et retourne la lettre de change à l’entreprise, qui l’adresse à sa propre banque.
  • A l’échéance, les sommes dues sont automatiquement transférées du compte du client sur le compte de l’entreprise.

A noter : la lettre de change constitue une reconnaissance de dette. Elle peut servir de preuve en cas de litige portant sur l’existence ou le montant de la créance.

Comme pour les autres moyens de paiement, le compte du client doit être suffisamment approvisionné au jour de l’échéance, à défaut de quoi l’entreprise n’est pas payée.

Attention : la lettre de change doit être transmise à la banque une quinzaine de jours avant l’échéance.

La lettre de change relevé

La lettre de change relevé – LCR – est la version dématérialisée de la lettre de change. Elle constitue dans cette mesure une alternative moins contraignante, et moins sujette aux aléas postaux.

La lettre de change sans acceptation

Autre variante de la lettre de change, la lettre de change sans acceptation allège le formalisme, mais augmente le risque d’impayé. L’entreprise transmet la lettre de change sans acceptation à sa banque, sans signature du client. Ce dernier est alors libre de refuser le prélèvement…

Le billet à ordre

Similaire à la lettre de change, le billet à ordre pour sa part est à l’initiative du client débiteur : à sa charge d’émettre le billet à ordre, et de le transmettre à sa banque. A l’échéance, son compte est débité au profit de l’entreprise créancière – sous réserve d’approvisionnement suffisant.

En résumé : le virement bancaire est un moyen de paiement très adapté pour les clients « bons » payeurs. A défaut, il peut être judicieux d’inverser l’initiative du règlement : le prélèvement SEPA est le mode de paiement le plus répandu à cet effet.

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