Déclaration de confidentialité

1 GÉNÉRALITÉS

Cette déclaration explique comment, en tant que responsable du traitement, Isabel NV/SA (« nous », « notre »,
« nos ») dont les bureaux sont situés à Keizerinlaan 13-15, 1000 Bruxelles, Belgique (téléphone : +32 2 545 17 11)
traite les données personnelles que nous collectons auprès de vous lors de votre utilisation du site web et du
service Clearnox.
Isabel fait partie du Groupe Isabel qui se compose de :
● Isabel NV/SA, dont les bureaux sont situés à Keizerinlaan 13-15, 1000 Bruxelles, Belgique (téléphone :
+32 2 545 17 11) ;
● CodaBox NV/SA, dont les bureaux sont situés à Diestsepoort 1, 3000 Leuven, Belgique (téléphone : +32
2 880 84 80) ;
● Clearfacts BV/SRL, dont les bureaux sont situés à Posthoflei 1 / boîte 1A, 2600 Antwerpen, Belgique
(téléphone : +32 3 369 55 66) ; et
● Clearnox SAS, dont le siège social est situé au 8 Rue Honoré de Balzac, 37000 Tours, France (téléphone
: +33 2 47 60 65 96).

2 MODIFICATIONS APPORTÉES À CETTE DÉCLARATION

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment, mais le ferons systématiquement en
accord avec les lois applicables. Nous vous informerons, lorsque cela est possible, de tout changement important
apporté à cette déclaration.
La dernière modification de cette déclaration a été apportée le 09/12/2021.

3 DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS

3.1 RELATION CLIENT
Lorsque vous ou votre entreprise devenez client du Groupe Isabel ou de l’un de ses membres, nous collectons
les types de données personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre adresse e-mail, votre préférence linguistique et votre
numéro de téléphone, nous vous attribuerons également, à vous ou à votre entreprise, un numéro de
client ;
b. Les produits que vous ou votre entreprise utilisez et les informations relatives à la facturation.
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3.2 INSCRIPTION À NOS SERVICES
Lorsque vous demandez des informations sur nos services, nous collectons les types de données personnelles
suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre
adresse e-mail et des informations sur votre entreprise, son nombre de banques utilisées et les
utilisateurs potentiels des services ;
b. Nous collectons également tous les courriels que nous échangeons avec vous.
Lorsque vous demandez un essai gratuit ou que vous vous inscrivez pour l’utilisation de notre solution de
recouvrement, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ;
b. Le nom de la société pour laquelle vous travaillez ;
c. Les informations que vous nous fournissez concernant la façon dont vous avez connu Clearnox.
Lorsque vous demandez une webdémo de la solution, nous collectons les types de données personnelles suivants
vous concernant :
a. Données d’identification : votre adresse email, votre nom, votre organisation et son chiffre d’affaires,
ainsi que votre numéro de téléphone.
b. Nous recueillons aussi le message que vous intégrez à votre demande.

3.3 UTILISATION DE NOS SERVICES
Lorsque vous utilisez les services de Clearnox, nous collectons les types de données personnelles suivants vous
concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse
IP ;
b. Informations relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, et l’agent
utilisateur de votre navigateur web.
Lorsque vous utilisez les services de Clearnox, vous restez le contrôleur de toutes les autres données personnelles
qui sont utilisées ; nous agissons en tant que processeur pour ces données.

3.4 SUPPORT CLIENT
Lorsque nous lançons une session de partage d’écran avec vous, pour vous aider à utiliser nos produits, nous
collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom, le nom de votre société, votre numéro de téléphone, votre poste
et votre adresse électronique ;
b. Toute information partagée pendant la session de partage d’écran (audio et vidéo).
Lorsque vous nous contactez par le biais de notre site web ou par téléphone, nous collectons les types de données
personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
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b. Le nom de la société pour laquelle vous travaillez ;
c. Informations relatives à la sécurité : votre adresse IP, les journaux de sécurité, les journaux de connexion
et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
d. Toute information supplémentaire que vous incluriez dans les messages que vous nous envoyez ; et/ou
e. Toute information partagée pendant l’appel ou via le formulaire de contact.

3.5 MARKETING
Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un événement que nous organisons, nous collectons les types de
données personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse électronique, votre poste et votre
numéro de téléphone ;
b. Informations concernant votre entreprise : le nom de votre entreprise ;
c. Toute autre information relative à l’événement.
Nous collectons également des données personnelles vous concernant auprès d’autres organisateurs
d’événements auxquels vous avez donné votre accord pour partager ces données personnelles avec nous.
Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un webinaire que nous organisons, nous collectons les types de
données personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre
poste et votre adresse IP ;
b. Informations concernant votre entreprise : son nom ;
c. Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et
l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
d. Les questions que vous pouvez envoyer pendant le webinaire ;
e. Enregistrement des webinaires (rappel oral avant début de l’enregistrement).
Lorsque vous participez à l’une de nos enquêtes, nous collectons les types de données personnelles suivants vous
concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre
poste et votre nom de société ;
b. Les réponses que vous avez fournies à l’enquête.
Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons les types de données personnelles suivants vous
concernant :
a. Données d’identification : votre nom, votre email professionnel et votre préférence linguistique ;
b. Informations professionnelles : le nom et l’adresse de votre entreprise ;
Votre appareil et vos informations d’utilisation sont également collectés lorsque vous lisez les newsletters.
Lorsque vous demandez l’envoi d’un livre blanc ou d’autres documents, nous collectons les types de données
personnelles suivants vous concernant :
a. Données d’identification : votre adresse email, votre nom, votre numéro de téléphone ;
b. Informations professionnelles : le nom de votre organisation et son chiffre d’affaires, et votre fonction.
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3.6 UTILISATIONS DE NOTRE SITE WEB
Lorsque vous naviguez sur notre site web, nous recueillons les types suivants de données personnelles vous
concernant :
a. Données d’identification : votre adresse IP ;
b. Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et
l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
c. Lorsque vous nous y autorisez, en acceptant l’utilisation de cookies, nous collectons également des
données relatives à votre utilisation du site web, telles que les pages que vous avez consultées ou si
vous avez déjà visité notre site web dans le passé.

4 FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS TRAITONS VOS DONNÉES

Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes :
a. Lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat entre vous et nous ou afin de prendre des
mesures, à votre demande, pour conclure un contrat :
i. Pour permettre à vous et/ou aux utilisateurs de votre entreprise de s’inscrire et d’utiliser nos
services.
ii. Pour vous envoyer des communications importantes relatives à votre utilisation des services.
iii. Pour vous fournir les informations que vous avez demandées et répondre à vos questions
lorsque vous nous contactez.
iv. Pour vous fournir une assistance lorsque vous rencontrez des problèmes dans votre utilisation
de nos services.
v. Pour gérer la relation entre vous, notre client, et nous et les autres membres du Groupe Isabel.
vi. Pour facturer votre entreprise ou parties prenantes pour l’utilisation de nos services.
vii. Pour assurer la sécurité de nos services, y compris de vos données.
viii. Pour vous permettre de vous inscrire et de participer à nos webinaires ou à nos événements.
b. Lorsque vous avez donné votre consentement :
i. Pour vous contacter, conformément à votre demande, et vous fournir de plus amples
informations sur nos services.
ii. Pour vous contacter, conformément à votre demande, et prendre un rendez-vous avec vous.
iii. Pour nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos
produits et ceux des autres membres du Groupe Isabel, conformément à vos choix.
iv. Pour vous envoyer des enquêtes, nous permettant de recevoir un feedback afin d’améliorer
nos produits.
v. Pour recueillir vos réactions sur nos produits et services.
vi. Pour lancer une session de partage d’écran lorsque vous le demandez pour obtenir une
assistance.
vii. Pour lancer une session de prise de main à distance lorsque vous ou Clearnox le demande dans
le cadre de l’assistance
viii. Pour placer des cookies sur votre navigateur et réaliser des statistiques avancées basées sur les
informations que ces cookies nous fournissent.
c. Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels qu’énumérés ci-dessous, et lorsque vos
intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas :
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i. Pour assurer la sécurité de nos applications, services, processus, sites web et bases de données
et de ceux du Groupe Isabel.
ii. Pour conserver une trace de nos relations commerciales avec vous, en tant que client existant
ou prospect du Groupe Isabel.
iii. Pour permettre la correspondance et les réunions d’affaires.
iv. Pour permettre l’examen des appels passés pour la formation des agents et pour le contrôle de
la qualité.
v. Pour conserver les traces des actions prises pendant les sessions de partage d’écran.
vi. Pour envoyer aux clients existants des informations sur l’évolution des produits du Groupe
Isabel et de ses membres ; vous pouvez demander l’arrêt de ces communications à tout
moment via un lien de désinscription présent au bas de chaque communication.
vii. Pour améliorer nos services et développer de nouvelles offres commerciales à l’échelle du
groupe en identifiant, par exemple, les tendances, les problèmes récurrents, les
comportements des clients, grâce à votre utilisation de nos services ;
viii. Pour faire de la publicité pour nos services auprès des clients existants.
ix. Pour obtenir des informations non nominatives sur les visiteurs qui consultent les sites web du
groupe Isabel.
À ces fins, nous avons procédé à un test de mise en balance, comme la loi l’exige, et avons déterminé
que, compte tenu des données personnelles limitées collectées, du traitement effectué et de vos
attentes raisonnables, notre intérêt légitime à mener ces activités de traitement ne l’emporte pas sur
vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.
d. Lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, telles que le signalement
d’un crime ou d’une intention criminelle, ou la déclaration fiscale.

5 PARTAGE ET TRANSFERT DE VOS DONNÉES

Afin de vous fournir nos services et aux fins mentionnées ci-dessus, nous devons partager vos données
personnelles avec :
a. Le personnel d’Isabel et du Groupe Isabel ayant accès aux données selon le principe du « need to know »
(nécessité de savoir) et les contractants qui ont signé un accord de confidentialité avec nous.
b. Les sous-traitants tiers, situés en Belgique, qui nous assistent dans le traitement de vos données
personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des clauses de confidentialité
appropriées :
i. SurveyAnyplace, qui nous fournit une solution d’enquête.
ii. Tobania et MyForce, qui fournissent et maintiennent notre centre d’appels et nos solutions de
relation client.
c. Les sous-traitants tiers, situés en France, qui nous assistent dans le traitement de vos données
personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des clauses de confidentialité
appropriées :
i. BPost, qui nous permettent d’envoyer des courriers.
d. Les sous-traitants tiers, situés dans l’Espace Économique Européen, qui nous assistent dans le traitement
de vos données personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des clauses de
confidentialité appropriées :
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i. Microsoft, qui fournit et maintient notre solution de relation client et nos solutions de partage
d’écran.
ii. Google Analytics, qui nous fournit des statistiques simples sur le nombre de visiteurs uniques
sur notre site web.
iii. Google Drive, qui nous fournit une solution de stockage de documents.
iv. Google Suite, qui nous offre une solution d’outils et de logiciels de productivité.
v. OVH, qui fournit des services d’hébergement pour notre site web.
e. Les sous-traitants tiers situés aux États-Unis d’Amérique, qui nous soutiennent dans le traitement de
vos données personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des clauses de
confidentialité appropriées :
i. Zoom, qui nous fournit une solution de webinaire.
ii. MailChimp, qui nous permet d’envoyer des envois groupés pour des newsletters et des
campagnes marketing.
iii. Salesforce, qui nous fournit une solution de gestion de relation clients.
iv. Atlassian, qui nous fournit une solution de gestion de tickets.
v. ZenDesk, qui héberge notre solution de support clients.
vi. TeamViewer, qui nous permet de vous apporter du support via partage d’écran.
vii. Ringover, qui nous fournit notre solution de téléphonie.
viii. GoToMeeting, qui nous permet d’organiser des webinars.
ix. TableauSoftware, utilisé à des fins de BI.
x. Woodpecker, qui nous fournit un outil d’automatisation marketing.
f. Les sous-traitants tiers situés au Royaume-Uni, pays disposant d’une décision d’adéquation concernant
la protection des données personnelles, qui nous assistent dans le traitement de vos données
personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des clauses de confidentialité
appropriées :
i. PLEZI, un outil d’automatisation marketing.
g. Les institutions gouvernementales ou les organismes de réglementation conformément à nos
obligations de déclaration.

6 SÉCURITÉ ET CONSERVATION DES DONNÉES

Vos données personnelles sont et resteront strictement confidentielles.
Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles. Cela inclut la mise en
place de processus et de procédures visant à minimiser tout accès non autorisé à vos données personnelles ou
leur divulgation. Nous nous assurons que les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles ont
également mis en place des mesures de sécurité adéquates.
Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des objectifs définis
en section 4 (Finalités pour lesquelles nous traitons vos données), avec des périodes de conservation maximales
telles que définies ci-dessous :
a. Les données collectées pour créer un compte personnel sur notre plateforme seront conservées tant
que votre compte ne sera pas supprimé (à votre demande ou à celle de votre entreprise).
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b. Les informations de contact et les informations utilisées pour vous permettre de signer des contrats par
voie numérique seront conservées jusqu’à la fin de notre relation contractuelle.
c. Les données de base des clients et les informations de facturation seront conservées pendant 10 ans
après la fin de notre relation contractuelle.
d. Les données collectées lorsque vous achetez des services auprès de nous seront conservées pendant 10
ans après la fin de notre relation contractuelle.
e. Les données collectées lorsque vous utilisez nos services seront conservées pendant 10 ans après la fin
de notre relation contractuelle.
f. Les données collectées lorsque vous nous contactez pour des questions ou une assistance seront
conservées pendant 10 ans.
g. Les données collectées lorsque vous demandez des informations sur nos services seront conservées
pendant 3 ans ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de supprimer vos données.
h. L’enregistrement des appels et du partage d’écran sera conservé pendant 1 mois.
i. Les données collectées à des fins statistiques seront conservées pendant 14 mois.
j. Les données collectées pour vous permettre de vous inscrire et de participer à nos webinaires seront
conservées pendant 12 mois.
k. Les données collectées pour vous permettre de vous inscrire et d’assister à nos événements seront
conservées pendant 1 mois après la tenue de ces derniers.
l. Les données collectées par le biais d’enquêtes seront conservées pendant 12 mois.
m. Les journaux techniques et de sécurité seront conservés pendant une durée maximale de 6 mois.
n. Les sauvegardes de données, créées pour des raisons de sécurité, sont conservées pendant 4 semaines.
o. Les données collectées à des fins de marketing sont conservées aussi longtemps que nous avons votre
consentement.

7 DONNÉES RELATIVES AUX MINEURS

Les utilisateurs de Clearnox doivent être âgés d’au moins 18 ans.

8 DÉCISIONS AUTOMATISÉES ET PROFILAGE

Aucune décision automatisée ne sera prise à votre sujet, et aucun profil ne sera établi dans le cadre des
traitements décrits dans la présente déclaration.

9 VOS DROITS

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles, de nous demander de corriger,
d’effacer ou de restreindre (arrêter tout traitement actif) de vos données personnelles et d’obtenir les données
personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous pouvez
vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (notamment lorsque nous
ne sommes pas tenus de traiter vos données personnelles pour satisfaire à une exigence contractuelle ou légale).
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Lorsque nous vous avons demandé votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ;
toutefois, cela n’affectera pas les traitements qui ont déjà eu lieu avant le retrait. Vous pouvez retirer votre
consentement, lié à l’utilisation des cookies, en supprimant les cookies liés à notre domaine.
Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant comme décrit dans la section « Nous contacter » ci-dessous.
Ces droits peuvent être limités, par exemple si répondre à votre demande révèlerait des données à caractère
personnel concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous
sommes tenus de conserver par la loi, ou que nous avons un intérêt légitime impérieux à conserver.
S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité
de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

10 NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions sur cette déclaration de confidentialité ou si vous souhaitez nous contacter pour des
raisons liées au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des
données, en envoyant un email à privacy@isabelgroup.eu, ou en envoyant une demande datée et signée à Isabel
NV/SA, Keizerinlaan, 13-15, 1000 Bruxelles, Belgique