« On ne peut pas acheter du temps, mais bien en gagner »

Interview avec un utilisateur complètement dingue de Clearnox.

Le monde de la comptabilité numérique ne laisse jamais ses occupants tranquilles. Des tas de nouvelles technologies rivalisent les unes avec les autres. Et c’est aussi le cas lorsqu’on parle de gestion de factures. Celles et ceux qui n’ont pas encore réussi à se séparer d’une gestion papier en paient le prix fort : impayés élevés, plein d’heures supplémentaires et peu de temps disponible pour un petit check avec les clients. Aïe. Mais si le problème se pose, Clearnox arrive à la rescousse.

Nous sommes assis autour d’une table virtuelle avec Nick Verheyden, client de CodaBox et cofondateur de Verheyden, van Hassel and Partners. VVH&P est un bureau comptable où les conseillers motivés veillent au grain sur les finances et la fiscalité de leurs clients. C’est exactement pour ça que Nick est tombé amoureux de Clearnox. Son témoignage franc constitue une véritable référence pour toute personne à la recherche d’une gestion efficace et rentable de ses comptes clients.

Nick, vous étiez présent à l’aube de VVH&P, n’est-ce pas ?

Nick : “C’est vrai, c’est il y a 20 ans maintenant. Je suis également président d’une association professionnelle anversoise de comptables. Les liens du sang sont les plus forts, hein (rires).”

Est-ce que VVH&P est une grande fiduciaire ?

Nick : « Eh bien, si nous prenons en compte les entreprises, les indépendants et quelques particuliers, nous avons un portefeuille d’environ 500 clients. Nous travaillons ici avec 8 âmes dévouées et une 9ème va bientôt renforcer l’équipe ».

Sur quoi portez-vous principalement votre attention ?

Nick : « Sur une offre de service maximale, en tout cas. Mais notre cheval de bataille, c’est la numérisation : informer largement nos clients et les guider de manière personnalisée pour franchir le pas. Parce que nous sommes sûrs à 100% que cela ne peut que leur être profitable ».

Et vos clients partagent-ils aussi cette conviction ?

Nick : « Nous entamons la conversation de manière très transparente lorsqu’une bonne opportunité se présente, comme par exemple quand nous discutons des bilans annuels. Les nouveautés rencontrent souvent une certaine résistance au début, c’est normal. Mais une fois que les gens ont goûté aux avantages, ils en deviennent souvent leurs fervents défenseurs. The proof of the pudding is in the eating, n’est-ce pas ? Nous avons remarqué que les jeunes et moins jeunes sont bien conscients du fait que la numérisation ne fait qu’ouvrir des portes ».

« L’expression « le temps, c’est de l’argent » n’a jamais été aussi vraie qu’aujourd’hui »

Quels problèmes rencontriez-vous avant d’utiliser Clearnox, notre héros des logiciels de gestion des débiteurs ?

Nick : « Nous travaillions avec un logiciel de comptabilité à partir duquel nous pouvions extraire les rappels nous-mêmes. Cela voulait dire ouvrir un fichier PDF, le vérifier, l’enregistrer, puis envoyer les rappels un par un. Ce qui prenait au moins trois à quatre heures. Vu que ça me prenait beaucoup de temps, je ne le faisais pas assez souvent ».

« Pour les clients pour lesquels nous gérions également de la comptabilité, nous pouvions fournir la liste des factures impayées de leurs clients. Nous pouvions créer des rappels via le logiciel, mais nous devions à chaque fois modifier la mise en page pour l’adapter à celle du client. Et ensuite, toujours le même refrain : créer un fichier PDF, l’envoyer à notre client qui, à son tour, devait le livrer à ses mauvais payeurs. Cette procédure prend du temps ».

Et ensuite vous avez aperçu la lumière numérique ?

Nick : « Nous avons en effet commencé à penser à l’automatisation à ce moment-là, oui. Nous avons acheté un logiciel-robot plutôt cher, mais nous avons dû construire nous-mêmes les processus correspondants. Cela nous a fait perdre tellement de temps que nous avons tout arrêté ».

C’est compréhensible. Heureusement, Clearnox était en route (rires).
Au fait, vos propres clients sont-ils de bons payeurs ?

Nick : « Nous préférons travailler avec des domiciliations, c’est plus facile. Si le client est d’accord, évidemment. Bien sûr, tout le monde ne paie pas aussi ponctuellement qu’il le devrait, mais c’est plus souvent à mettre sur le dos d’une charge de travail trop importante ou d’un oubli qu’à la mauvaise foi. 90% d’entre eux nous sont même reconnaissants lorsqu’on leur envoie un petit rappel sympa. Ils reçoivent désormais un aperçu détaillé et clair, au lieu d’un simple solde. Et ça marche ».

Est-ce que VVH&P attire des clients grâce à sa ligne de conduite numérique ?

Nick : « Un gros poisson a mordu récemment et il y a pas mal de discussions en cours. Avec les nouvelles technologies telles que ClearFacts et les fichiers CODA, nous sommes déjà sur la brèche. Grâce à Clearnox, nos clients peuvent voir en ligne quelles factures sont impayées et le suivi est alors un flux quasi automatique. Ils ont une bien meilleure idée des flux financiers dans leur entreprise. Saviez-vous qu’en 2022, de nombreuses entreprises rédigent encore leurs lettres de rappel dans Word et/ou en assurent le suivi dans Excel ? »

« L’application est très ergonomique, c’est un plus non-négligeable »

Vous êtes maintenant devenu un grand fan de Clearnox. Partageriez-vous votre enthousiasme avec nous ?

Nick : « L’avantage numéro un, c’est le gain de temps. Cet impact est énorme pour le fonctionnement de notre bureau. Là où je passais trois à quatre heures à envoyer des rappels, je peux maintenant le faire en quinze minutes. Sur une base annuelle, ça représente près de 40 heures de temps gagné ; cela vous permettrait de prendre un client en plus, par exemple. Le temps ne s’achète pas, il faut optimiser les processus internes et utiliser les heures libérées de la manière la plus efficace possible ».

« Et ce qui n’est pas sans importance : l’application est très facile à utiliser. Si vous devez bricoler avec des techniques complexes, vous avez déjà perdu votre gain de temps ».

Une évidence.

Nick : « Une autre raison pour laquelle Clearnox a enflammé notre cœur : nous recevons tous les mois – ou toutes les semaines, c’est nous qui choisissons – un e-mail du système avec des informations concernant les factures encore en suspens. Nous sommes donc mieux conscients de la gestion de nos débiteurs et notre trésorerie ne peut qu’en être plus heureuse. Cela fait de nous des comptables très vigilants. Encore plus alertes (rires) ».

N’y avait-t-il pas trop de cadavres dans le placard lors de l’intégration ?

Nick : « Pas du tout, nous connaissions les obstacles du passé. Ce que nous ne voulions surtout pas, c’était offenser nos clients avec des e-mails de rappel agressifs. Contrairement à notre précédent logiciel de comptabilité – avec lequel la communication devenait automatiquement plus contraignante après chaque rappel laissé sans réponse – avec Clearnox, plusieurs scénarios sont possibles ».

1. « Dans une situation normale, nous enverrions le même rappel à chaque fois. Même s’il s’agit d’un rappel mensuel, le ton of voice restera poli et aimable jusqu’à la fin des temps.
2. Nous sommes un peu plus stricts avec les clients avec lesquels nous avons mis fin à notre collaboration : un rappel aimable, puis un deuxième rappel avant une mise en demeure. Il en va de même pour les mauvais payeurs récalcitrants”.

Clearnox nous a fortement guidés dans l’élaboration des textes, a effectué suffisamment de tests et, après deux ou trois mois, l’ensemble du processus s’est déroulé sans problème. Nous recevons automatiquement une copie de tous les rappels envoyés par Clearnox, ce qui nous permet de garder facilement une trace de tout ».

« Une approche numérique harmonieuse, une garantie pour doper l’image de votre fiduciaire »

Que pensent vos clients de ces nouveaux rappels ?

Nick : « Nous sommes, bien sûr, des publicités vivantes pour Clearnox, et les gens voient immédiatement tous les avantages. La manière et la rapidité avec laquelle ils peuvent répondre à leurs propres clients attire leur attention. Ils voient le récapitulatif des factures en suspens, cochent les rappels qu’ils souhaitent ou non envoyer et le système s’occupe du reste, de manière entièrement automatisée. Et une telle approche professionnelle est un atout pour l’image de chaque bureau ».

Cela s’applique-t-il également aux petites fiduciaires ?

Nick : « Bien sûr. Et même s’ils trouvent Clearnox trop imposant pour eux-mêmes, ils peuvent proposer l’outil comme un service supplémentaire pour leurs clients qui en tireraient profit ».

Clearnox dispose d’un tableau de bord très pratique qui s’intègre parfaitement à un environnement ClearFacts. Cette combinaison vous a-t-elle donné de nouvelles infos ?

Nick : « Je constate que le solde moyen mensuel des factures impayées a un peu baissé, même si je ne vais pas faire un tour du monde avec ce montant (rires). Clearnox détecte également les erreurs typiques – telles qu’une note de crédit comptabilisée comme une facture – et les résout sans perte de temps pour nous ».

“Faire des choix numériques fait partie d’un monde en constante évolution. Ce n’est pas parce que tu sautes que, par définition, tu tombes”

Dernière question : que dites-vous à vos pairs qui continuent à adorer entretenir les vieilles habitudes ?

Nick : « Ce sont précisément ces vieilles habitudes qui prouvent que le changement est nécessaire. Vous devez vous adapter à une société disruptive, ou alors vous êtes un oiseau pour le chat. Prendre des risques et oser faire des choix en font partie. Le train à vapeur est devenu TGV et je n’ai jamais entendu personne se plaindre d’être arrivé trop vite à destination (rires) ».

Un grand merci numérique pour cette conversation instructive. Je suis – tout comme nos solutions – sur un petit nuage !